Adjoint administratif (h/f) — Mairie de Villiers-le-Mahieu

Missions principales

1. Finances, budget et comptabilité

● Gestion courante de la comptabilité communale : mandatement des dépenses et factures, émission et suivi des titres de recettes, classement et archivage des pièces comptables

● Préparation et élaboration du budget communal avec le Maire et l’élu délégué aux finances

● Saisie du budget, suivi de l’exécution budgétaire et des échéances financières et fiscales de la commune

● Préparation des éléments de suivi financier nécessaires au Maire, aux élus concernés et à la commission finances

● Relations courantes avec le Service de gestion comptable / Trésor public et traitement des éventuelles anomalies ou demandes relatives aux opérations comptables

● Gestion et suivi des régies

● Participation à la constitution des dossiers de demandes de subventions et suivi administratif et financier des subventions accordées à la commune

2. Ressources humaines et gestion administrative du personnel

● Gestion administrative du personnel et tenue des dossiers individuels des agents

● Gestion de la paie : collecte, contrôle et transmission des éléments variables

● Élaboration et suivi des actes administratifs relatifs au personnel : contrats, positions administratives et autres actes RH

● Suivi des carrières : évaluations, avancements et évolutions de carrière

● Suivi des congés, absences, arrêts de travail et dossiers d’assurance statutaire

● Suivi de la médecine préventive et des obligations administratives liées à la santé au travail

● Suivi des contrats de mutuelle et de prévoyance et des demandes de remboursement auprès des organismes concernés

● Suivi administratif des formations

● Participation aux recrutements et à l’intégration administrative des nouveaux agents

● Préparation et suivi des saisines des organismes et instances compétents : CST, conseil médical et autres instances paritaires

● Déclarations et relations administratives avec les organismes sociaux

● Suivi des commandes groupées avec le Centre de gestion

3. Périscolaire

● Gestion et suivi des inscriptions et relations administratives avec les familles

● Facturation et suivi des éventuelles régularisations

● Suivi des conventions avec les communes extérieures

● Gestion et suivi des déclarations et états CAF

● Gestion administrative du périscolaire en binôme avec l’agent administratif afin d’assurer la continuité du service

4. Accueil et administration générale

● Accueil physique et téléphonique du public, information et orientation des administrés

● Rédaction des courriers du Maire et des courriers administratifs

● Participation aux tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public, en collaboration avec l’ensemble des services

5. Élections et cérémonies

● Gestion et préparation administrative et matérielle des élections, en binôme avec l’agent administratif

● Gestion et mise à jour des listes électorales

● Participation aux permanences et opérations électorales

● Permanences lors des mariages et cérémonies

6. Organisation et suivi administratif

● Tenue à jour des dossiers, échéanciers, tableaux de suivi et outils partagés relevant de ses missions

● Utilisation des logiciels, plateformes et outils professionnels mis à disposition par la commune

● Traçabilité et accessibilité des dossiers afin d’en assurer la continuité

● Suivi des échéances relevant de ses domaines d’intervention

● Information du Maire et du bureau municipal sur l’avancement des dossiers et les difficultés nécessitant un arbitrage

Compétences professionnelles

● Connaissance du fonctionnement, des circuits et des procédures administratives d’une collectivité territoriale

● Connaissance de la comptabilité et des finances publiques locales

● Connaissance de la gestion administrative des ressources humaines territoriales

● Qualités rédactionnelles et maîtrise des écrits administratifs

● Maîtrise des outils informatiques, bureautiques, numériques, de messagerie et des logiciels métiers

● Capacité à organiser, suivre et prioriser plusieurs dossiers et échéances

● Capacité à rechercher, contrôler et transmettre une information fiable

Qualités professionnelles

● Rigueur et sens de l’organisation

● Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et devoir de réserve

● Bon relationnel et sens de l’accueil

● Réactivité et capacité d’adaptation

● Autonomie et polyvalence

● Sens du service public et du travail en équipe

● Capacité à rendre compte et à alerter

Temps de travail : 24h30 par semaine, planning à définir ensemble, présence obligatoire le vendredi.

Avantages : CNAS et mutuelle à partir de 6 mois d'ancienneté.