Adjoint au secrétaire général de mairie / secrétaire du rpi — Mairie de Sames

Activités principales :

En collaboration directe avec le secrétaire général de mairie, vous serez chargé(e) plus particulièrement :

Au titre des fonctions d’adjoint.e au secrétaire général de mairie :

• Assister et conseiller les élus,
• Assurer l’accueil et le service aux administrés,
• Participer à la tenue et la mise à jour des registres d'état civil,
• Effectuer la gestion administrative du personnel : paie, suivi des carrières, absentéisme, formation, etc.,
• Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
• Suivre les dossiers de demande d’urbanisme en lien avec des services instructeurs,
• Aider à la gestion du secrétariat général (traitement des courriers, approvisionnement des fournitures…),
• Tenir à jour le fichier électoral et mettre en place l’organisation matérielle des élections et du recensement,
• Assurer la gestion des équipements communaux (cimetière, salles communales, …),
• Gérer le site internet de la commune,
• Assurer le remplacement du secrétaire général de mairie en son absence

Au titre des fonctions de secrétaire du Syndicat Intercommunal à Vocation Unique (SIVU) du Regroupement Pédagogique Intercommunal (RPI) HASTINGUES SAMES :

• Assurer le suivi journalier de la messagerie de l’établissement,
• Effectuer la commande des repas auprès de la cuisine centrale,
• Assurer la gestion administrative du personnel : paie, suivi des carrières, absentéisme, formation, etc.,
• Procéder aux opérations comptables : paiement des factures, facturation des familles, et suivi des impayés,
• Préparer et suivre le budget et le Compte Financier Unique (CFU),
• Instruire les dossiers de demandes de subventions et les marchés publics,
• Assurer le suivi de l’assemblée délibérante du syndicat : convocation, projets de délibérations, envois en préfecture,
• Procéder à la préparation administrative de la rentrée scolaire pour chaque site,
• Effectuer le classement des dossiers

Profil attendu :

• Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs et la règlementation juridique des collectivités locales,
• Avoir des connaissances en comptabilité publique (M57) serait apprécié,
• Maîtriser la rédaction administrative et l'outil informatique (dont les logiciels spécifiques Cosoluce),
• Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension,
• Expérience de secrétariat de mairie souhaitée,
• Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme,
• Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats,
• Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics

Savoir-faire :

• Respecter les délais réglementaires,
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités,
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs,
• Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières,
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du Maire et les actes d'état civil

Savoir être :

• Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension,
• Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion),
• Être organisé, disponible et réactif,
• Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles,
• Disponibilité et adaptabilité,
• Pics d’activités liés aux échéances budgétaires et aux différents projets,
• Travail en autonomie,
• Polyvalence et rigueur

Conditions d’exercice :

• 23 heures à la commune de SAMES,
• 12 heures au SIVU du RPI HASTINGUES SAMES : lundi, mardi, jeudi et vendredi matin,
• Rémunération statutaire + RIFSEEP + participation à la santé et la prévoyance