Agent polyvalent accueil, titres sécurisés et état civil — Mairie du Pontet

1 : Accueil physique et téléphonique du public

Accueillir le public

Renseigner, informer, conseiller les usagers

Orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service compétent

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

Ouvrir et fermer le portail d’accès du public aux horaires prévus

Relever le courrier de la boite aux lettres du CAM à chaque ouverture du portail

Assurer le remplacement de l’accueil de la mairie en fonction des besoins

2 : Traitement et saisies administratives

Recevoir, traiter et saisir les diverses demandes des usagers (CNI, passeport, certificat de vie, légalisation de signature, recensement citoyen, …)

Vérifier la validité des informations traitées

Rédiger et mettre en forme tout type de courrier et document

Recevoir et traiter les courriers électroniques

Suivre les procédures et décisions administratives

3 : Planification et suivi

Prendre et organiser les rendez-vous pour les titres sécurisés (CNI, passeport)

Effectuer un suivi des dossiers en cours avec transmission d’information

4 : Gestion de l’information, classement et archivage de documents

Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

Trier, classer et archiver les documents

Tenir à jour les brochures et les flyers destinés au public

5 : Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil

Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l’état civil

Vérifier l’exactitude des informations fournies par les usagers et contrôler l’authenticité des documents présentés.

Etablir les différents actes d’état civil

6 : Gestion administrative du cimetière

Délivrer et contrôler les titres de concessions

Procéder à toutes les opérations administratives concernant la gestion des inhumations / exhumations et travaux dans les cimetières

7 : Etablissement des dossiers de mariage

Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel

Vérifier le dossier de mariage et établir les actes de publication en vue de leur affichage

Préparer la cérémonie de mariage (acte, texte du consentement, livret de famille, …)

8 : Tenue administrative des registres d’état civil

Traiter les demandes de copies ou extraits d’actes d'état civil

Fournir les documents demandés dans le respect des procédures administratives

Assurer la bonne conservation des registres de l’état civil, en garantissant leur intégrité et leur confidentialité

Moyens mis à disposition :

Téléphone

Ordinateur de bureau

Logiciels métiers

Conditions d’exercice :

Travail de bureau,

Temps de travail hebdomadaire de 37h30/semaine : 08h15-12h00 et 13h15-17h00 du lundi au vendredi et 08h15-12h00 certains samedis selon le planning de rotation des agents (lundi matin non travaillé)

Qualifications obligatoires pour le poste :

Diplôme de niveau BAC + 2 minimum en administration, gestion ou droit, et/ou justifier d’une expérience confirmée sur un poste similaire

Savoirs :

Connaitre l’ensemble des services municipaux et des procédures administratives

Connaître l’ensemble des acteurs (institutionnels ou autres) en relation avec la municipalité

Connaître la législation et les procédures administratives en matière d’état civil et de gestion

funéraire

Culture territoriale (connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales)

Savoir-faire :

Rechercher et diffuser les informations

Gérer les situations de conflit avec les usagers

Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers

Savoir être :

Ponctualité, assiduité, capacités relationnelles

Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et du dialogue, être autonome, rigoureux, organisé, disponible, réactif, être garant de l’éthique du service public, avoir une capacité d’adaptation en fonction des situations