Assistant administratif et financier au pôle technique — Mairie de Vieux-Condé

1 Assurer la gestion administrative et financière du pôle technique

• Élabore, sous l’autorité du DST, la préparation budgétaire du pôle technique
• Assure le suivi du budget annuel du pôle : suivi des engagements, contrôle et saisie des factures, édition et suivi des bons de commande, production de tableaux de bord de suivi budgétaire
• Contrôle la conformité administrative et financière des dossiers (factures, devis, conventions, marchés) avant transmission pour validation et mandatement
• Participe au suivi des recettes et dépenses liées aux activités du pôle technique (subventions, participations, refacturations, etc.)
• Assure le suivi administratif des conventions, contrats et marchés du pôle technique (échéances, avenants, renouvellements), en lien avec le service marché public

2. Assurer le suivi administratif des projets et activités du pôle technique

• Renseigne et met à jour les tableaux de suivi des différents projets du pôle technique (avancement, engagements financiers, échéances)
• Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités administratives et financières
• Assure, en lien avec la responsable du Centre technique Administratif (CTA), la préparation administrative des réunions du pôle technique :

o préparation des dossiers,

o envoi des convocations,

o prise de notes lors des réunions,

o rédaction et diffusion des comptes rendus.

• Assure le suivi administratif des décisions prises en réunion (relances, mise en œuvre des actions, suivi des échéances)

3. Assurer l’interface administrative entre le pôle technique et les partenaires

• Assure l’interface administrative entre la direction du pôle technique, les autres services de la collectivité, les concessionnaires, les entreprises et les institutions
• Traite les demandes administratives et financières liées aux activités du pôle technique (renseignements, transmission de pièces, suivi de dossiers)
• Rédige les courriers, notes et documents administratifs nécessaires à l’activité du pôle technique, sous l’autorité du DST
• Assure, le cas échéant, des relations administratives avec les autres collectivités, les institutions et les partenaires du pôle technique

4. Assurer le binôme avec l’agent en charge des fiches de suivi ATAL

• Se forme à la gestion des fiches de suivi d’intervention (demandes d’intervention, suivi des réparations, historique des interventions, etc.)
• Assure la continuité de cette activité en cas d’absence de l’agent référent :

o saisie et mise à jour des fiches,

o suivi des demandes de réparation,

o transmission des informations aux services et prestataires concernés.

• Contribue, avec l’agent référent, à l’amélioration des outils de suivi administratif des interventions sur le patrimoine

5. Contribuer à la fiabilisation et à l’organisation administrative du pôle technique

• Propose, en lien avec le DST, des améliorations des procédures administratives et financières du pôle technique
• Participe à la mise en place et à l’actualisation des outils de suivi administratif et budgétaire (tableaux, classeurs, dossiers partagés)
• Veille à la bonne tenue et à l’archivage des dossiers administratifs et financiers du pôle technique
• Assure une veille administrative et réglementaire de base sur les procédures applicables au sein de la collectivité (circuits de validation, règles de gestion budgétaire, etc.)

Gestion administrative et financière :

• Élaborer, sous l’autorité du responsable, la préparation budgétaire d’un service
• Assurer le suivi d’un budget annuel (engagements, factures, bons de commande, tableaux de bord)
• Contrôler la conformité administrative et financière des dossiers
• Suivre les conventions, contrats et marchés (échéances, avenants, renouvellements)

Suivi des projets et activités :

• Renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi de projets
• Préparer administrativement les réunions (dossiers, convocations, comptes rendus)
• Assurer le suivi administratif des décisions et actions issues des réunions

Interface et communication administrative :

• Assurer l’interface administrative entre le pôle technique, les autres services et les partenaires
• Rédiger des courriers, notes et documents administratifs clairs et conformes
• Entretenir des relations professionnelles avec les autres services, les institutions et les partenaires

Binôme et continuité de service :

• Se former à la gestion des fiches d’intervention
• Assurer la continuité de cette activité en cas d’absence de l’agent référent
• Contribuer à l’amélioration des outils de suivi administratif des interventions

Organisation et amélioration continue :

• Proposer des améliorations des procédures administratives et financières
• Participer à la mise en place et à l’actualisation d’outils de suivi administratif et budgétaire
• Veiller à la bonne tenue et à l’archivage des dossiers
• Respecte les consignes et l’orientation données par la hiérarchie
• Fait preuve de rigueur, d’organisation et de méthode
• A le sens du service public et de l’intérêt général
• Est fiable et discrète, respecte les obligations de confidentialité
• Possède un bon relationnel et sait travailler avec des interlocuteurs variés (direction, services, partenaires)
• Est capable d’autonomie tout en rendant compte régulièrement à sa hiérarchie
• Accepte des horaires d’amplitude variable et des pics d’activité en fonction des obligations du service public
• Fait preuve de capacité d’adaptation et d’apprentissage (nouveaux outils, nouvelles procédures)
• Principes de gestion budgétaire et comptable des collectivités territoriales (élaboration, suivi, engagements, mandats, titres de recettes)
• Fonctionnement des services de la collectivité et circuits administratifs et financiers
• Règles de la commande publique et principes de suivi administratif des marchés et conventions
• Principes rédactionnels du courrier administratif, de la note et du compte rendu
• Outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, dossiers partagés)
• Principes d’organisation et de gestion du temps de travail
• Principes de confidentialité et de discrétion professionnelle dans un environnement de direction