Assistant de Direction F/H — Conseil départemental des Yvelines

Coordination du pôle assistantes (5 agents)

Articulation et coordination des missions des assistantes et chargées administratives au sein du pôle assistantes : continuité de la mission (remplacement en cas d’absence)

Accompagnement des agents du pôle assistantes sur leurs postes

Déploiement de process administratifs communs à l’ensemble de la Direction

Tenue de réunions de pôle régulières

Collaboration avec la direction

Suivi des activités courantes

Aide à la décision

Mission de veille et d’alerte

Gestion de la boite mail de la Directrice

Exécution des missions administratives

Appropriation de la politique départementale

Préparation de fonds de dossiers pour la Directrice (relance, rappel des échéances, etc.)

Rédaction de courriers

Garante des productions écrites (relecture, orthographe, syntaxe, mise en forme, respect de la charte graphique, validation…) avant diffusion

Centraliser et organiser les outils de communication

Traitement, classement et archivage des documents administratifs (courriers, conventions, notes PCD, etc.) sous format papier et dématérialisé,

Pilotage des rapports et délibération dans l’outil dédié (rappel échéances, vérification de la complétude des pièces, liens avec la DF et la DGA et suivi du work flow)

Suivi des courriers, des parapheurs

Accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la Direction

Gestion des fournitures

Appui administratif à l’ensemble de la direction (informatique, process, etc.)

Gestion de l’agenda

Gestion particulière de l’agenda de la Direction

Organisation des réunions et d’instances pour la direction

Gestion de la logistique : réservation de salle, équipements, stationnement, commande traiteur en cas d’évènement etc.

Gestion des ressources humaines

En lien avec le SG et la RH

Suivi RH de la direction : congés et absences via la calculette, demande de formation

Référente nouveaux arrivants, volet administratif lié aux mouvements des personnels

Référente « Travel Planet » pour les déplacements

Aide sur les outils : Notilus, Calculette

Accès aux applications et dossiers informatiques

Mise à jour des organigrammes, des arrêtés de délégation, des tableaux de bord (suivi des effectifs, placing, etc.)

Rejoindre le Conseil départemental des Yvelines, c'est faire le choix d'un acteur majeur de proximité au service de la population.

Nous rejoindre, c'est mettre votre expertise au service d'une institution qui agit sur le terrain et accompagne plus de 1,5 millions d'habitants tout au long de leur vie. C'est dédier votre énergie à un territoire de contrastes, entre ville et nature, histoire et hautes technologies. C'est libérer votre créativité pour façonner l'avenir du Département. C'est pratiquer un métier porteur de sens, Avec nous, devenez acteur du développement des Yvelines.

Vos compétences, votre ambition, notre force.

Vous rêvez d'un travail en prise directe avec les réalités du territoire et les problématiques des Yvelinois ? Nous recherchons des candidats ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l'esprit d'initiative et un certain sens de l'intérêt général. Quel que soit votre parcours, votre domaine de compétence, votre profil forcément unique nous intéresse car la richesse et la force du Département des Yvelines, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Pour aller plus loin, rendez-vous sur https://recrutement.yvelines.fr