Assistant services à la population (h/f) — Mairie de Griselles

Accueil physique et téléphonique du public :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Assurer un accueil de qualité : bonne tenue du hall d’accueil en triant et en réactualisant régulièrement la documentation mise à disposition du public

Secrétariat :

• Traitement et gestion du courrier et courriel départ et arrivée
• Tâches administratives diverses : frappe de courriers – classement – archivage en fin d’année
• Elaboration des arrêtés dans les domaines de la voirie, de l’urbanisme, des affaires générales et des débits de boissons

Affaires scolaires :

• Pré-inscription des enfants à l’école
• Préparation des dossiers d’inscription aux services périscolaires à chaque rentrée scolaire (cantine-garderie-étude surveillée-dérogations)
• Gestion du portail BL Enfance : inscriptions des enfants à la cantine et à la garderie – commandes des repas de cantine – facturation en début de mois
• Suivi des restes à recouvrer en Trésorerie
• Préparation et organisation du conseil municipal des enfants

Affaires générales

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité (suivi des tarifs, états des lieux et règlements)
• Assurer la commande de l’alimentation et fleurs pour les cérémonies
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent

Communication :

• Gestion du site internet – panneau pocket – panneau d’affichage de la mairie
• Mise à jour régulière des trois supports de communication

Etat civil :

• Recevoir, instruire et délivrer les actes de déclaration et de célébration relatifs à l’État Civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, changement de nom/prénom, PACS…)
• Tenue des registres d’état civil (ouverture et clôture – tables annuelles et décennales)
• Préparation de la salle du conseil municipal pour les mariages
• Cimetière : vente de concessions – traitement des demandes des pompes funèbres – gestion du logiciel cimetière de Berger Levrault
• Recensement militaire : inscriptions des jeunes - établissement et transmission des listes chaque trimestre
• Délivrance de certificats divers et légalisations de signature
• Instruction et célébration des parrainages civils
• Traitement des livrets de famille - Recensement citoyen –
• Traitement des actes et opérations administratives du funéraire –
• Traitement des dossiers relatifs aux autres missions du service - Traitement des dossiers de demandes de titres sécurisés

Elections :

• Gestion matérielle des listes électorales (inscriptions et radiations)
• Préparation des divers scrutins (organisation des permanences du bureau de vote et transmission aux élus – préparation des feuilles de dépouillement – impression des cartes électorales – gestion des procurations)
• Préparation de la salle polyvalente pour l’organisation du bureau de vote
• Transmission des résultats à la Préfecture et affichage

Urbanisme :

• Gérer les dossiers et les correspondances des autorisations d’urbanismes (de la réception à la délivrance) ainsi que la police de l’urbanisme ; assurer le lien avec le service instructeur,
• Gérer le suivi administratif des autorisations au titre des ERP

Salles communales :

• Gestion des plannings des locations de la salle polyvalente et de la salle du bourg
• Vérification des contrats de location pour les réservations desdites salles suivant le règlement et la convention en vigueur
• Mise à jour de l’inventaire du matériel des salles communales
• Etablissement des fiches de prêt de tables et chaises aux administrés
• Etat des lieux lors des locations de la salle du bourg

Fêtes et cérémonies :

• Préparation et envoi des invitations lors des diverses manifestations de la commune (commémorations – vœux du Maire – repas des Ainés…)
• Etablissement des affiches et communication des diverses manifestations
• Préparation de la salle du conseil municipal de la mairie et de la salle polyvalente pour les pots des commémorations ou autres manifestations

• SAVOIRS :
• connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
• maîtriser les techniques rédactionnelles
• connaître et respecter les procédures administratives
• comprendre les enjeux et modalités du recensement
• connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
• maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
• SAVOIR FAIRE :
• adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.)
• optimiser la gestion des flux et les temps d'attente
• définir l'organisation logistique des bureaux de vote
• être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique
• préparer les documents de suivi des décisions administratives
• appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
• réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• rechercher des informations, notamment réglementaires
• vérifier la validité des informations traitées
• SAVOIR ETRE :
• avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
• être capable de gérer des dossiers très variés
• avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)
• disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics)