Assistante de direction sous prefecture de NONTRON (24) — Préfecture de la Dordogne

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

1- Secrétariat particulier du sous-préfet :

• Gestion de l’agenda, traitement des contacts du sous-préfet, participation aux réunions agendas hebdomadaires,
• Accueil physique et téléphonique, filtrage des interlocuteurs,
• Gestion de l’arrivée du courrier et retour du courrier et parapheurs à la secrétaire générale,
• Gestion des courriers MAARCH,
• planification et organisation des réceptions,
• réservations des salles de réunions,
• Gestion des déplacements au niveau départemental et national (CHORUS DT : réservations transports, hébergement, chauffeur),
• Assure le suivi des réservations hôtels/train, ordre de mission via CHORUS formulaire,
• Traitement de dossiers ponctuels,
• Suivi des heures supplémentaires du chauffeur (coordination avec agenda du sous-préfet),
• Préparation des dossiers du sous-préfet à partir des productions des agents et recherches personnelles
• Rédaction de correspondances pour le sous-préfet,
• Gestion du suivi des absences et congés du sous-préfet,
• Édition de la revue de presse de la préfecture
• Gestion des fournitures

2- Activités politiques publiques :

• suivi des interventions sociales,
• suivi budgétaire (suivi des devis et des factures) via chorus et production des restitutions budgétaires,
• suivi des distinctions honorifiques au niveau de la sous-préfecture

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Assister le sous-préfet dans l’organisation quotidienne de son travail,

Activité relevant de la sécurité, de la réglementation et des politiques interministérielles.

Composition et effectifs du service

9 agents: 1A, 1B, 5C, dont 2 agents techniques et 2 contractuels

Liaisons hiérarchiques

Sous-Préfet, Secrétaire générale.

Liaisons fonctionnelles

• Services de la préfecture, l’ensemble des agents de la sous-préfecture, tous les services de l’État, élus, collectivités territoriales, services de la gendarmerie et du SDIS, particuliers

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences juridiques/ niveau pratique - requis

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation/ niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe/ niveau pratique - requis

Savoir s'organiser/ niveau pratique - requis

Savoir-être

Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer/ niveau pratique - requis

Avoir le sens des relations humaines/ niveau pratique - requis

Vos perspectives :

Le poste offre des perspectives particulièrement variées à l’agent en charge des différents dossiers dans la mesure où les qualités dont il doit faire preuve pour assurer pleinement sa tâche ainsi que les relations qu’il entretient avec ses interlocuteurs lui permettent d’envisager sereinement une mobilité.

Préparation de l’examen professionnel pour accéder à un emploi de catégorie B.

Durée attendue sur le poste : 3 ans