Chargé d'accueil administratif (h/f) — Mairie de Notre-Dame-de-la-Mer

Activités et tâches principales du poste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels (bibliothèque/périscolaire ou secrétariat)
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Compléter le registre d’accueil en mentionnant tous les échanges avec le public
• Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, gérer les documents mis à disposition du public…)
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
• Assurer l’affichage et son suivi sur les différents panneaux mis à disposition du public
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer la réservation et tenir le planning de la salle des fêtes
• Assurer la gestion des matériels de bureautique
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent
• Gérer le courrier
• Réceptionner le courrier et le transmettre au secrétariat général
• Affranchir le courrier départ et le mettre dans la boîte aux lettres de la poste
• Gérer les stocks
• Gérer les stocks des produits pharmaceutiques durant les congés scolaires
• Gérer le stock des produits d’entretien ; distribuer les fournitures en fonction des besoins des services ; assurer le suivi des commandes
• Remplissage hebdomadairement des essuis mains sous le préau de l’école

Tâches administratives

• Etat civil :
• Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlement en matière d’état civil
• Délivrer les extraits ou copies intégrales d’état civil dans le respect des règles de publicité,
• Apposer les mentions marginales
• Gérer les demandes de livrets de famille
• Maîtriser les règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
• Gérer les attestations d’accueil
• Inscription des jeunes pour leur recensement
• Urbanisme : renseigner les administrés en fonction du PLU avant dépôt des dossiers
• Elections : organier matériellement le bureau de vote
• Gestion du cimetière :
• Renseigner le public sur l’organisation du cimetière
• Maîtriser le règlement du cimetière et ses différents plans
• Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
• Gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires