Gestionnaire de l’assemblée et des actes administratifs (H/F) — Mairie de Chatou

« Une collectivité engagée, plus belle, plus moderne, plus solidaire et plus écologique »

La ville de Chatou s’engage dans des projets innovants et dans la modernisation de sa relation aux citoyens avec une réflexion sur la symétrie des attentions. Ainsi, “tout bénéfice pour l’usager doit être perçu par les agents” et se traduire en qualité de vie au travail (méthode de travail, sens du travail, autonomie, espace d’investissement,...).

Dans cet environnement de projets, elle s’appuie sur une Direction des affaires juridiques et de la commande publique proactive qui s’approprie les évolutions juridiques et réglementaires et qui met au service des élus son expertise et son analyse des textes juridiques. Le service de la Commande publique joue un rôle fondamental afin de permettre à la Collectivité d’utiliser ses moyens de manière la plus efficiente possible et de mener à bien les projets municipaux.

Vous souhaitez rejoindre une collectivité dynamique, volontairement tournée vers l’innovation, dans un cadre de travail de qualité.

Alors notre poste de Gestionnaire de l’assemblée et des actes administratifs est pour vous, venez contribuer activement à cette dynamique !

Sous l’autorité du Directeur de la Direction des affaires juridiques et de la Commande publique? vous êtes le garant de la bonne organisation et du bon déroulement des séances du Conseil Municipal, de la préparation à la publication des délibérations, le Gestionnaire de l’assemblée et des actes administratifs assure plus largement le contrôle, la transmission, la publicité de l’ensemble des actes administratifs de la collectivité (délibérations/décisions/arrêtés, à l’exclusion des actes relatifs aux ressources humaines et à l’urbanisme) et l’établissement régulier des registres correspondants.

Vos activités principales :

Préparation et suivi des séances du Conseil Municipal :

Elaboration du calendrier des séances, centralisation, relecture (vérification de la conformité et de la cohérence rédactionnelle) des projets de délibération proposés par les différentes directions et envoi dématérialisé de la convocation et du dossier de séance aux élus via la plateforme sécurisée (Id-Libre), organisation des éventuels scrutins à bulletins secrets en séance ;

Participation active aux séances (prise de note, assistance lors de la mise en place de la salle) ;

Gestion de l’après-conseil en lien avec l’assistante de la direction : formalisation des délibérations sous le logiciel métier (WebDélib), gestion des formalités de télétransmission au contrôle de légalité et contrôle de la publicité des délibérations (affichage électronique, mise en ligne sur le site internet de la Ville) et de la liste des délibérations, rédaction du procès-verbal ;

Administration fonctionnelle des logiciels métiers de gestion des délibérations et des actes (WeDélib, S2Low, Id-Libre) : paramétrage des droits et circuits de validation, assistance aux utilisateurs.

Gestion des actes administratifs :

Traitement dématérialisé, via les logiciels WebDelib, Id-Libre, S2Low et I-PARAFEUR (validation, enregistrement) des arrêtés et décisions du Maire en lien avec les services de la collectivité ;

Pré-contrôle administratif des projets de délibérations, décisions, arrêtés et pièces annexes ;

Contrôle de la mise en œuvre du caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication et gestion de la notification des actes individuels aux intéressés), archivage des délibérations, des décisions et des arrêtés (tenue des registres en lien avec l’archiviste) ;

Rédaction et mise à jour des arrêtés de délégations de signature et de fonctions (notamment lors des périodes de congés scolaires ou estivales),

Maîtrise de la mise en place de nouveaux outils logiciels de production et de contrôle des actes et de sécurisation des procédures.

Élaboration des actes relatifs aux régies municipales en concertation avec la direction des finances.

Gestion et contrôle de l’affichage légal dématérialisé (borne extérieure via logiciel TITAN).

Tenue des tableaux de bord et animation du dialogue de gestion :

Tenue à jour des différents tableaux de bord relatifs à la gestion des actes (délibérations, décisions, arrêtés) partagés avec les différents services de la collectivité ;

Mise en place d’un tableau de suivi des conventions ;

Diffusion régulière des informations pertinentes auprès des différentes directions (rappel des échéances de préparation des séances du Conseil municipal) ;

Conception et mise à jour régulière des guides de procédure interne propres à l’activité du conseil municipal et des actes administratifs (modèles d’actes notamment).

Organisation du classement et l’archivage des dossiers propres à l’activité du Conseil municipal et des actes administratifs.

Titulaire du grade de rédacteur territorial ou d’un diplôme de niveau Bac à Bac+3, vous avez une connaissance approfondie et actualisée du cadre juridique applicable aux actes et au fonctionnement des instances des collectivités et une expérience significative sur un poste équivalent.

Vous maîtrisez l'outil informatique et bureautique, et possédez d’indéniables qualités rédactionnelles. Vous faites preuve de rigueur, de discrétion, d’esprit d'analyse et de synthèse.

Connaissances requises :

Connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités,

Bonne connaissance du cadre juridique et des procédures administratives propres à l’élaboration des actes des collectivités,

Parfaite connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes et du processus décisionnel municipal,

Maîtrise des circuits de télétransmission des actes (Webdélib et plateforme S2Low),

Connaissance de l’outil informatique (Word/Excel/Internet/Gmail).

CADRE DE TRAVAIL

Rémunération selon grille indiciaire, régime indemnitaire, prime de fin d’année - 27 jours de congés annuels et 18 RTT.

Vous bénéficiez du Comité National d’Action Sociale.

Vous travaillez 38h45 par semaine du lundi au vendredi. (Présence requise en soirée lors des séances du Conseil municipal (à partir de 19h45 pour une durée comprise entre 2h30 à 4h environ, selon l’ordre du jour de la séance) à raison de 7 séances organisées entre septembre et juin, sauf séance exceptionnelle.)