Gestionnaire finances, paie et ressources humaines — Mairie de Laloubère

Sous l’autorité du Maire, de l’Adjoint aux Finances, ainsi que du Personnel et du Responsable des Services, l’agent assure la préparation et l’exécution des opérations budgétaires et comptables, l’établissement de la paie ainsi que le suivi administratif courant des ressources humaines. Il contribue également à la préparation des élections et des obligations annuelles de la collectivité.

Positionnement et relations de travail

• Rattachement hiérarchique : Maire, Adjoint au Maire délégué aux Finances et au Personnel, Responsable des Services
• Relations internes : échanges réguliers avec les élus, notamment l’adjoint délégué aux Finances et au Personnel, ainsi qu’avec l’ensemble des collègues et services municipaux afin de recueillir, vérifier et transmettre les informations nécessaires au traitement des dossiers
• Relations externes : Service de Gestion Comptable, Centre de Gestion, URSSAF, caisses de retraite et organismes sociaux, fournisseurs, prestataires, préfecture et partenaires institutionnels

Missions principales

Gestion budgétaire et comptable

• Participer à la préparation des budgets avec l’adjoint délégué aux finances, le maire : collecte des besoins, saisie des propositions, vérification des équilibres et préparation des documents budgétaires
• Assurer l’exécution budgétaire : engagement et liquidation des dépenses, mandatement des factures et émission des titres de recettes
• Contrôler les pièces justificatives, l’imputation comptable, la disponibilité des crédits et le respect des délais de paiement
• Transmettre les flux au comptable public, suivre les rejets et régulariser les anomalies
• Assurer la gestion des P503 : identifier les encaissements, émettre les titres de recettes correspondants et régulariser les opérations concernées
• Échanger régulièrement avec le service de gestion comptable pour assurer le suivi des opérations, résoudre les anomalies et fiabiliser l’exécution comptable
• Suivre les crédits, les recettes, les restes à réaliser, les engagements et les échéances financières ; produire des états de suivi à destination des élus
• Participer aux opérations de fin d’exercice et à la préparation du compte financier unique, le cas échéant
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et des tiers : création et mise à jour des fiches, coordonnées bancaires et pièces nécessaires au paiement
• Facturation Cantine et Garderie via le logiciel dédié
• Assurer la gestion de la régie de recettes Cantine-Garderie

Paie et gestion administrative du personnel

• Préparer, saisir, contrôler et mandater la paie des agents et les indemnités des élus
• Recueillir et vérifier les éléments variables : absences, heures complémentaires ou supplémentaires, régime indemnitaire, avantages, retenues et remboursements
• Établir et transmettre les déclarations sociales, notamment la déclaration sociale nominative, puis traiter les éventuelles anomalies
• Saisir et suivre les congés et absences dans le logiciel métier ; tenir à jour les droits et les compteurs
• Mettre à jour les dossiers individuels des agents et assurer le classement des pièces liées à la carrière et à la rémunération
• Préparer les attestations et documents administratifs relevant du poste et répondre aux demandes courantes des agents
• Assurer le lien avec le Centre de Gestion et les organismes sociaux pour les dossiers suivis
• Elaborer le Rapport Social Unique

Préparation des élections

• Participer à l’organisation matérielle et administrative des scrutins : calendrier, listes et tableaux, procurations, matériel électoral, bureaux de vote et documents réglementaires
• Préparer les dossiers remis aux présidents de bureaux, coordonner les besoins logistiques et participer, selon l’organisation retenue, aux opérations électorales et à la transmission des résultats

Accueil et secrétariat administratif

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public : écouter la demande, renseigner, orienter vers le bon interlocuteur et transmettre les messages
• Réceptionner, enregistrer et orienter les courriers et courriels relevant du poste
• Préparer et rédiger les réponses aux courriers, courriels et demandes administratives, en lien avec les élus et les services concernés, puis en assurer le suivi
• Échanger quotidiennement avec les collègues et les élus afin de partager les informations utiles, coordonner les dossiers et garantir la continuité du service
• Assurer le suivi du planning de réservation des salles communales
• Assurer le suivi des réservations pour la cantine et la garderie via le logiciel dédié et commander les repas auprès du prestataire
• Assurer la gestion des actes d’Etat Civil
• Assurer la gestion administrative du cimetière

Missions complémentaires

• Assurer une veille réglementaire dans les domaines confiés et actualiser les procédures internes
• Participer à la continuité du service public et assurer, si nécessaire, le relais sur certaines tâches administratives de la mairie
• Classer et archiver les pièces comptables, budgétaires, sociales et électorales selon les règles applicables
• Contribuer ponctuellement à tout dossier administratif nécessaire au bon fonctionnement du service

Compétences attendues

Connaissances

• Règles de la comptabilité publique locale et nomenclature budgétaire applicable à la commune
• Principes de préparation budgétaire, chaîne de la dépense et de la recette, pièces justificatives et délais de paiement
• Notions solides en statut de la fonction publique territoriale, rémunération, cotisations et déclarations sociales
• Organisation d’un scrutin et principales obligations électorales
• Règles de confidentialité, de protection des données et d’archivage

Savoir faire

• Maîtriser ou être en capacité de prendre rapidement en main les logiciels de gestion financière, de paie et de ressources humaines, notamment le portail Proxima AGEDI
• Utiliser avec aisance les outils bureautiques, les plateformes de dématérialisation et les échanges avec le comptable public
• Contrôler des données, repérer une anomalie, respecter des échéances et rendre compte de manière claire
• Organiser son activité, hiérarchiser les priorités et sécuriser les procédures

Savoir être

• Rigueur, méthode, fiabilité et sens de l’organisation
• Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité, notamment en matière de paie et de situation individuelle des agents
• Autonomie, réactivité, polyvalence et capacité d’adaptation
• Qualités relationnelles, sens du service public et aptitude au travail en équipe avec les agents et les élus
• Capacité d’écoute, courtoisie et aisance dans les échanges avec le public, les collègues, les élus et les partenaires

Profil recherché

• Formation ou expérience en comptabilité publique, gestion administrative, paie ou ressources humaines
• Expérience sur un poste similaire en collectivité territoriale appréciée
• Connaissance du logiciel PROXIMA AGEDI ou d’un logiciel métier équivalent appréciée

Conditions particulières d’exercice

• Respect impératif des échéances de paie, de mandatement, de clôture budgétaire, de déclarations sociales et des calendriers électoraux
• Disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels lors des scrutins et, selon les besoins, des périodes budgétaires
• Travail sur écran, activité alternant autonomie, échanges avec les services et accueil du public