Gestionnaire Informations Préoccupantes — Conseil départemental du Nord

Au sein du Pôle Enfance Famille Jeunesse (PEFJ), sous l’autorité de la Responsable de Cellule de Recueil des Informations Préoccupantes (CRIP), la ou le gestionnaire IP contribue au fonctionnement de la CRIP territoriale en apportant sa collaboration à la responsable de la CRIP territoriale ainsi qu’aux travailleurs sociaux et paramédicaux. Elle ou Il est chargé(e) d’assurer le recueil de l’information préoccupante. Elle ou il assiste la RCRIP dans l’organisation et le suivi du recueil et du traitement des informations préoccupantes, notamment dans les articulations avec la Maison Nord Solidarité, ainsi que dans le secrétariat et la gestion administrative de la CRIP. Elle ou il exerce sa mission dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel lié au statut et à la mission exercée.

À l’interne, elle ou il est en relation avec l’équipe pluridisciplinaire de la CRIP territoriale, les professionnels du territoire et les autres directions du Département, en particulier les autres CRIP territoriales et la CRIP départementale.

À l’externe, elle ou il est en relation avec les partenaires institutionnels et associatifs de la Direction Déléguée de Territoire.

Assurer le recueil des informations préoccupantes dans le cadre d’une continuité de service :

• Conduire des entretiens téléphoniques de recueil de l'IP auprès d'usagers
• Rédiger la fiche de recueil de l'information préoccupante présentant les éléments recueillis
• Réceptionner les informations préoccupantes transmises par les partenaires, la CRIP départementale et les MNS (courriers, courriels, fiches de recueil)
• Assurer une recherche sur la situation de l'enfant dans les logiciels départementaux, auprès des professionnels du Département ou auprès des partenaires et rassembler ces éléments par écrit
• Créer le dossier IP dans le logiciel départemental (IODAS) et saisir les données administratives, ouvrir un dossier "papier"
• S'assurer de la complétude du dossier à l'issue de la phase de recueil et transmettre les éléments au RCRIP

Assister le RCRIP dans l’organisation et le suivi du recueil et du traitement des informations préoccupantes

• Suivre les délais de traitement des IP et les charges de travail de la CRIP
• Tenir les dossiers individuels
• Saisir les étapes de l'évaluation dans le logiciel départemental et tenir le dossier administratif
• Programmer les rendez-vous avec la famille et les professionnels concernés par la situation
• Assurer la gestion des courriers et des courriels :
  • enregistrement, édition et envoi
  • si nécessaire, numérisation et indexation des informations entrantes et sortantes dans la Gestion électronique des documents (GED)
• Permettre la consultation de leur dossier par les usagers et participer à l'archivage des dossiers
• Exploiter les données statistiques liées au traitement des IP

Assurer le secrétariat et la gestion administrative de la CRIP

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires et des usagers
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages, savoir prioriser les informations
• Participer à l'organisation des réunions : préparer les ODJ et s'assurer de leur diffusion
• Assurer la gestion des congés des professionnels de la CRIP pour le Responsable
• Organiser l'agenda du RCRIP et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

Compétences organisationnelles :

• Être rigoureux
• S’avoir s’organiser
• Favoriser la bonne circulation de l’information
• Savoir faire preuve de réactivité

Aptitudes personnelles et savoir-être :

• Disposer de bonnes capacités d’analyse et de synthèse
• Faire preuve de réserve, de discrétion

Aptitudes relationnelles :

• Savoir identifier, analyser, reformuler et synthétiser une demande
• Faire preuve d’adaptabilité
• Savoir écouter

Écrits professionnels :

• Disposer d’une bonne aisance rédactionnelle

Technique de secrétariat :

• Maîtriser les techniques de secrétariat : prise de notes, saisie, courriers, mise en forme de documents, etc

Social – Santé :

• Connaître l’organisation et le fonctionnement du Département
• Connaître le cadre législatif et institutionnel du secteur social et médico-social
• Savoir utiliser les logiciels départementaux spécifiques à l’action sociale
• Connaitre les modes d’intervention sociale et médico-sociale

Bureautique :

• Savoir utiliser les outils de bureautique et le logiciel Gescour