Responsable administratif école de musique/assistante de direction — Communauté de communes Pays d'Opale

• Assistante de direction (50%) :
• Assurer le secrétariat des assemblées :

o Convocations,

o Ordres du jour,

o Procès-Verbaux

o Actes administratifs,

o Contrôle de légalité,

o Publications et affichage,

o Diffusion et notification,

o Registre des Actes Administratifs,

o Lien avec les services techniques et communication pour la transmission des informations liées à la logistique (date des instances, etc.)

• Rédiger le rapport d’activité annuel, comptes-rendus, courriers…
• Procéder à la dématérialisation des actes
• Assurer une Veille interne et externe
• Réaliser les bons de commande

En binôme avec l’assistante administrative :

• Gérer le courrier arrivée et départ
• Gérer les appels téléphoniques et mails,
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et mails
• Assurer une aide administrative dans le cadre de la CTG et du service Environnement-Adaptations (envoi correspondances, relances…)
• Responsable administrative de l’école intercommunale de musique (50%) :

En lien avec le responsable pédagogique,

• Participer à la mise en œuvre du projet de la structure
• Gérer administrativement l’école de musique :
• Gestion des moyens matériels, des espaces et des plannings de l'établissement
• Constitution et contrôle du budget annuel dans un esprit de rationalisation des coûts, dans le cadre des orientations fixées par la collectivité, réalisation des bons de commande
• Gestion de la régie de paiement
• Etablissement du bilan annuel d’activité
• Participer à l’élaboration des dossiers de subvention
• Mettre en place les réunions avec l’élu à la culture, les responsables des service communication, culture et les professeurs de l’école de musique
• Assurer l’accueil et l’information du public
• Gérer la conservation des instruments et collections de partitions en vue de leur mise à disposition des élèves
• Gérer les relations avec les familles et les inscriptions,
• Participer à l’organisation des animations de l’école de musique
• Rendre compte à la direction générale de l’activité de l’école
• Assurer la communication des activités de l’école de musique sur les réseaux sociaux (communication instantanée)

Savoirs :

• Maîtrise des logiciels de bureautique, IDELIBRE, logiciel EIM, COLORIA (consultation du budget et élaboration des bons de commande)…
• Maîtrise des procédures de dématérialisation des actes
• Connaissance des procédures liées au secrétariat des assemblées (délais de convocation, composition des dossiers, etc.)
• Connaissance du fonctionnement d’une école de musique
• Connaissance du budget des collectivités locales
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
• Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu

Savoir-être :

• méthode, rigueur, sens de l’organisation, capacités d’analyse et de synthèse, maîtrise de la gestion du temps, la lecture rapide
• Sens du service public
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Esprit d’initiative
• Aisance relationnelle
• disponibilité