Responsable des services périscolaires et extrascolaires et responsable de secteur — CIAS Avenir

Pour chaque catégorie d’activités :

• Respecter le projet éducatif de la structure et les directives du service,
• Prendre en compte les orientations de la collectivité,
• Respecter le règlement intérieur,
• Connaître, appliquer et faire respecter la règlementation,
• Savoir transmettre ses connaissances en techniques pédagogiques, techniques d’éveil de l’enfant, techniques d’expression corporelle,
• Se documenter régulièrement,
• Respecter et faire respecter les droits de l’enfant et de la protection des mineurs

Description d’activités suivant le planning :

Coordonner, harmoniser, superviser et dynamiser les services périscolaires et extrascolaires

• Identifier, recueillir et analyser les besoins de la population
• Organiser et garantir le bon fonctionnement des services périscolaires et extrascolaires intercommunaux
• Participer à l’élaboration et au suivi de différents documents de travail : Projet éducatif territorial, plan particulier de mise en sureté…
• Décliner le projet éducatif en projets pédagogiques en équipe
• Coordonner les différents dispositifs : répondre aux appels à projet, demandes de subventions, suivi statistiques, bilan annuel, gestion de l’équipe de bénévoles, intervenants, actions auprès des parents, rencontre avec les directeurs d’écoles…
• Organiser les bilans d’activités (suivi de tableaux de bords, statistiques…)
• Superviser :
• Les services sur l’ensemble du territoire, en lien avec les responsables de secteur,
• Les lieux de restauration (cuisine, satellite) : contrôler le respect de la réglementation sous forme de passage régulier, accompagnement des équipes, repérer les besoins en formation et communiquer ces besoins au service ressources humaines, rédaction des procédures
• Les programmes d’animation
• Mobiliser les partenaires stratégiques : DDCSPP, CAF, MSA, Education Nationale… et partenaires locaux : associations, artisans, établissements

Encadrer l’équipe des responsables de secteur et l’assistante administrative

• Ajuster et évaluer les besoins en personnel : formaliser les demandes par le biais des fiches appropriées en lien avec l’assistant administratif
• Participer au recrutement des collaborateurs
• Procéder au remplacement d’agents absents
• Encadrer les responsables de secteur, l’équipe de Fayl Billot, Laferté sur Amance, Hortes et l’assistant administratif
• Elaborer les emplois du temps des collaborateurs des services périscolaires et extrascolaires en lien avec les responsables de secteur et le responsable du Pôle service à la population
• Assurer le suivi des heures des agents
• Déclencher le paiement des heures complémentaires ou le rattrapage des heures en lien avec le service RH
• Harmoniser et optimiser les méthodes de travail
• Repérer les besoins en formation et être force de proposition pour la formation des équipes
• Préparer et animer les réunions d’équipe et les réunions spécifiques
• Conduire des entretiens professionnels d’évaluation
• Responsabiliser les agents, favoriser la prise d’initiative et définir le niveau de délégations,
• Repérer et réguler les éventuels dysfonctionnements du service,
• Faire la promotion des services à l’enfance en lien avec le service communication,
• Rédiger et mettre à jour le livret des animateurs

Management et gestion ressources humaines

Occasionnellement :

• Remplacement d’agent de son équipe : Animation et encadrement d’enfants
• Transporter des enfants en véhicule léger dans le cadre des services à l’Enfance,

Dans le cadre de ses missions, l’agent peut être amené à exercer d’autres tâches relevant de son

grade.

• Accueillir et être à l’écoute des familles (parents et enfants),
• Organiser et gérer les inscriptions et annulations au service périscolaire/extrascolaire puis communiquer ces données (enseignants, fournisseurs de repas, animateurs, transporteurs…),
• Tenir à jour les registres de présences, les bases de données informatiques…,
• Transmettre à l’assistant de gestion administrative les données nécessaires à la facturation des services à l’Enfance,
• Piloter et animer l'élaboration collective du projet pédagogique du centre ; rédiger et faire l’évaluation du projet pédagogique,
• Identifier et mobiliser les partenaires internes et externes stratégiques,
• Concevoir et organiser des événements/projets locaux,
• Participer à la création d’enquêtes diverses et à l’étude des besoins du territoire,
• Réaliser le suivi administratif et le bilan des activités,
• Coordonner les interventions de l’équipe de bénévoles,

Gestion administrative et budgétaire :

• Participation à l’élaboration du budget et assurer le suivi : contrôler l’activité et analyser les écarts
• Respecter et faire respecter les autorisations budgétaires
• Veiller à la facturation aux familles soit bien réalisée mensuellement, que les inscriptions des familles, que les inscriptions des familles soient traitées,
• Procéder aux demandes d’engagement des dépenses,
• Vérifier les factures et autres documents comptables,
• Réaliser les statistiques sur le portail de la CAF (hors partie financière), les demandes auprès de la MSA…
• En cas d’absence de l’assistant administratif : inscriptions sur le logiciel pour les services périscolaires et extrascolaires (dont modification) / réponses aux familles

Savoir être

• Ponctualité, sens des responsabilités
• Bonne présentation
• Etablir des relations cordiales avec l’ensemble des interlocuteurs
• Avoir un contact facile avec les enfants
• Discrétion, devoir de réserve sur son activité
• Adaptation, prise d’initiative, rigueur
• Être méthodique et autonome
• Responsabilités : garantir le service physique d’une équipe et encadrer des responsables de secteur : équipe pédagogique et technique (secteur Fayl Billot, Hortes, Laferté sur Amance) et l’assistante administrative

Moyens utilisés

• Locaux adaptés à l’accueil des enfants et aménagés
• Equipements bureautiques, logiciel : Accès à internet et téléphone
• Documentations : normes d’hygiène et de propreté, projet éducatif, règlement intérieur, classeur de réglementation…

En fonction du budget imparti au service : matériel d’activités…

• Véhicules

Communication / relations

• Interne : le Président, le(s) Vice-président(s), la Directrice Générale des Services, la Directrice

des Ressources Humaines, Responsable du Pôle service à la population, le service scolaire/transports scolaires, les adjoints d’animation et d’entretien, stagiaires…

• Externe : usagers des services, , professeurs et directeurs des écoles, bénévoles, enfants, familles, CD52, partenaires et fournisseurs, DSDEN, CAF, MSA, CE Cheminots…