Responsable du pôle éducation et citoyenneté — Mairie de Portes-lès-Valence

MISSIONS PRINCIPALES CITOYENNETÉ

Mission 1 : Management et animation du service

• Encadrer, coordonner et animer l’équipe des agents d’accueil et de guichet
• Organiser les plannings de présence, les congés et assurer le principe de polyvalence pour garantir la continuité du service public
• Conduire les entretiens professionnels annuels des collaborateurs directs
• Accompagner la dématérialisation des procédures et moderniser les outils de la relation aux usagers

Mission 2 : Pilotage de l’accueil, l’état civil et des formalités administratives

• Superviser l’accueil physique, téléphonique et information de 1er niveau
• Superviser et sécuriser l'instruction, la rédaction et la délivrance des actes d’état civil (naissances, mariages, décès, changement de nom, prénom) + PACS, …
• Garantir l'application stricte de la réglementation et du Code Civil, en assurant une veille juridique permanente
• Piloter le dispositif de délivrance des titres d'identité sécurisés (CNI et Passeports) via la station biométrique
• Gérer le suivi administratif et juridique du cimetière communal (attribution, renouvellement et reprise des concessions funéraires, autorisations d'inhumation)

Mission 3 : Organisation des scrutins électoraux et du recensement

• Élections : Piloter la gestion et la révision de la liste électorale de la commune via le Répertoire Électoral Unique (REU). Assurer la préparation matérielle, administrative et juridique des élections. Secrétariat de la commission de contrôle
• Recensement : Coordonner et superviser la campagne annuelle de recensement de la population en liaison étroite avec l'INSEE (recrutement, formation et encadrement des agents recenseurs)
• Mise à jour du répertoire d’immeubles localisés en lien avec le service urbanisme

Mission 4 : Accueil, proximité et gestion des dossiers transversaux

• Piloter l’instruction des attestations d’accueil et regroupement familiaux
• Organiser des manifestations en faveur des anciens (spectacle et repas annuels)
• Intervenir en soutien direct au guichet lors des pics d'affluence ou pour le traitement des dossiers de litiges ou de situations complexes
• Superviser le traitement du courrier et des courriels
• Selon l'organisation interne, organiser le lien de premier niveau ou la coordination administrative avec les compétences d'action sociale (CCAS) ou de logement social

MISSIONS PRINCIPALES EDUCATION

Mission 1 : Superviser la gestion administrative, budgétaire et opérationnelle de l’activité

• Préparer et exécuter le budget du service (fonctionnement et investissement)
• Suivre les marchés publics sectoriels en lien avec la chargée de gestion de la commande publique : restauration scolaire, fournitures, produits d'entretien et matériels de nettoyage
• Piloter l’activité quotidienne

Mission 2 : Management de l’équipe

• Encadrer, coordonner et animer l’équipe
• Conduire les entretiens professionnels annuels des collaborateurs directs

Mission 3 : Pilotage des politiques publiques liées à l’Éducation

• Coordonner la mise en œuvre du Projet Éducatif Territorial (PEDT)
• Garantir le respect strict des réglementations DDETSPP (ex-DDCS), de la SDJES et de la PMI
• Superviser la préparation aux différentes commissions communales

Mission 4 : Hygiène, propreté et sécurité des locaux

• Superviser les plans de charge, les protocoles sanitaires de nettoyage et les plannings d'entretien (quotidien, hebdomadaire et "grand ménage" des vacances scolaires)

Savoirs (Connaissances théoriques) :

• Maîtrise du droit de l'état civil, du droit électoral et de la législation funéraire
• Bonne connaissance de l'environnement territorial, du fonctionnement d'une commune de + 10 000 habitants et des procédures administratives
• Connaissance des règles de protection des données personnelles (RGPD)

Savoir-faire (Compétences techniques) :

• Aptitude avérée au management de proximité et à la régulation des conflits
• Maîtrise des logiciels métiers
• Capacité rédactionnelle (rédaction de notes juridiques, courriers complexes, rapports)
• Capacité à piloter des projets de modernisation ou de dématérialisation

Savoir-être (Qualités relationnelles et comportementales) :

• Rigueur administrative, sens de la méthode et de l'organisation
• Devoir de réserve, discrétion professionnelle et neutralité obligatoires
• Sens aigu du service public, aisance relationnelle et capacité d'écoute face à des publics variés