Responsable du service archivage — Centre de gestion de la F.P.T. de la Marne

Le pôle Ressources internes du CDG regroupe les services ressources humaines internes, la comptabilité, l'informatique, le RGPD, la logistique, l'accueil-standard et l'archivage.

Au sein de ce pôle, vous serez amené(e) à mettre en œuvre les missions liées à l’encadrement et l’organisation du service d’archivage, proposant la mise à disposition d’archivistes itinérants au profit des collectivités territoriales et établissements publics de la Marne.

Le service archivage est composé de trois agents dont un chef de service. Vous pourrez aussi mener des opérations d’archivage dans les structures publiques ayant conventionnées avec le CDG51. Dans ses missions archivistiques, le/la responsable archiviste accompagnera les services des collectivités dans leur démarche de classement et de versement de leurs archives. Il/elle apportera son expertise s’agissant du tri des documents (conservation ou élimination) selon la réglementation en vigueur.

Le/la responsable des archives :

• Réalise les propositions d’interventions aux collectivités, organiser les opérations d’archivage, et sensibilise les services municipaux aux règles d’archivages
• Encadre une équipe de 2 agents dans leurs missions d’archiviste itinérant en intervenant dans les collectivités. A ce titre, il conviendra d’organiser les plannings, de suivre les travaux de suivi d’archivage et l’évolution de leur mission dans leur démarche de classement et de versement de leurs archives
• Apporte son expertise s’agissant du tri des documents (conservation ou élimination) selon la réglementation en vigueur
• Participe aux actions d’archivage itinérant en triant, classant et indexant les archives selon leur typologie, valeur administrative, juridique et historique afin de garantir leur accessibilité et leur pérennité,
• Conçoit des tableaux de gestion et d'inventaire
• Met en œuvre l'accompagnement à la maintenance
• Sensibilise les agents et élus des collectivités aux règles d'archivage
• Rédige les documents techniques
• Prépare le dépôt des archives anciennes aux Archives départementales le cas échéant
• Conçoit et met en œuvre des actions de communication et de promotion du service
• Réalise le plan d'intervention tant sur le plan opérationnel que sur le plan financier
• Participe à l’élaboration budgétaire dans le cadre de son service

Cette mission devra se faire en liaison et bonne entente avec les partenaires : Archives Départementales, réseau des archivistes municipaux....

Profil :

• PERMIS B obligatoire
• Parfaite connaissance du cadre réglementaire de l’archivage
• Méthodologie du tri, du classement et de l’indexation

(normes de description archivistique)

• Maîtrise de l'archivage électronique
• Connaissance des logiciels métiers
• Respect strict du secret professionnel,
• Maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT...)
• Maitrise des techniques de communication écrites et orales
• Aptitude à la vulgarisation pour une bonne transmission de la préservation des archives

Conditions de travail

• En bureau pour les tâches d’analyse, de classement, d’indexation
• Travail en itinérance dans les locaux techniques de conservation, dépôts ou entrepôts des collectivités de la Marne ayant conventionnées
• Manutention et exposition à la poussière

Qualités :

• Autonomie, polyvalence, capacité d'adaptation,
• Rigueur, méthode, organisation
• Aptitudes d'analyse et de synthèse
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Capacité à travailler en réseau et en équipe
• Force de proposition
• Sens du service public et de la confidentialité
• Esprit d’initiative et de synthèse
• Sens du contact et du travail en équipe
• Aptitudes à s'adapter à des publics différents
• Réactivité,
• Dynamisme,
• Grande disponibilité,
• Esprit d'équipe,