Secretaire de mairie — Mairie d'Olby

Accueil et renseignements de la population

◦ Être le premier interlocuteur des habitants (gestion des demandes courriers, électroniques, physiques et téléphoniques) ;

◦ Assurer l’interface avec les administrés (accueil, information, orientation du public, aide aux démarches numériques) ;

◦ gestion des inscriptions à l’école,

◦ Mettre à jour régulièrement l’application mobile Panneau Pocket au fil des demandes et des besoins ;

◦ Contribuer à la diffusion du bulletin municipal et de la Gazette Olbygeoise

Gestion administrative et financière

◦ Gérer et suivre les différents contrats souscrits par la collectivité (assurances, téléphonie, copieur, entretien…)

◦ Traiter le courrier et la messagerie

◦ Préparer les arrêtés du maire

◦ Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires

◦ Préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget

◦ Gérer la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes

Gestion de l’État civil et du cimetière

◦ Enregistrer et rédiger des actes d’État Civil

◦ Accueillir et informer les usagers sur les lois et les règlements en matière d’État Civil

◦ Rédiger les actes d’État Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès,)

◦ Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité

◦ Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil

◦ Assister l’Officier d’État Civil lors de la célébration des mariages

◦ Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)

◦ Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrances des attestations correspondantes – suivi avec les autorités militaires

◦ Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire

◦ Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires

◦ Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions

◦ Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière

◦ Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises de concessions

◦ Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect

Élections politiques

◦ Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations

◦ Préparer les réunions de commission de révision des listes électorales et y participer

◦ Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote

◦ Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

Urbanisme

◦ Accueillir le public, renseigner sur les procédures en matière d’urbanisme

◦ Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé et physique des diverses déclarations d’urbanisme

◦ Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion de l’urbanisme

Gestion des ressources humaines

◦ Rédiger les actes administratifs et assurer le suivi des dossiers individuels des agents

◦ Réaliser les procédures RH (entretien professionnel, formation, saisine des instances…)

◦ Gestion des temps de travail de chaque agent, des cotisations,

◦ Préparation et réalisation des payes

◦ Gestion des accidents du travail

Gestion des équipements municipaux

◦ Assurer le suivi des équipements et services publics de proximité,

◦ Enregistrement et gestion des demandes de location de la salle polyvalente (particuliers et associations).

Appuis aux élus

◦ Assiste aux réunions en soirée (conseils municipaux, commissions), aux scrutins électoraux

◦ Prépare, en concertation avec les élus, le contenu du conseil municipal,

◦ Rédige les délibérations,

◦ Gère les relations avec les associations et suit les partenariats

Qualifications attendues : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité territorial.

Savoir

◦ Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

◦ Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;

◦ Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;

◦ Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;

◦ Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics ;

◦ Savoir éviter et gérer les conflits.

Savoir-faire

◦ Respecter les délais réglementaires ;

◦ Savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

◦ Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

◦ Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;

◦ Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;

◦ Mettre en place des méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts

◦ Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

◦ Savoir élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal

◦ Savoir conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques

◦ Savoir organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales

◦ Piloter, suivre et contrôler les activités des agents ;

◦ Maîtriser les outils bureautiques.

Savoir être

◦ Aimer le contact avec le public ;

◦ Être diplomate ;

◦ Être organisé, rigoureux ;

◦ Entretenir des relations professionnelles positives avec les collègues, capacité à travailler en équipe

◦ Avoir le sens du service public (politesse, neutralité, sens du service, disponibilité, déontologie, discrétion etc.)

◦ Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse ;

◦ Disposer d’excellentes qualités relationnelles.