Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie d'Arry

ACTIVITES ET TACHES RRALTIVES AU POSTE

• Assistance et conseils aux Élus :

Aider à l’élaboration des décisions du Conseil Municipal

Conseiller les élus et alerter sur les orientations techniques et juridiques

Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux

• Préparation et suivi du travail des élus :

Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques

Suivre et mettre en forme les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des comptes rendus de séance et des délibérations

(suivi contrôle légalité, affichage…)

Veiller à la préparation et l’organisation de réunions, de commissions

Garantir le traitement du courrier

• Élaborer les documents administratifs, budgétaires et comptables :

Préparer et élaborer les budgets avec les élus et assurer le suivi avec les organismes concernés

Aider au montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et

financier des projets

Assurer le suivi administratif et financier de marchés publics

Comptabilité, emprunts avec suivi en Trésorerie

Réaliser des analyses sur les projets permettant d’informer et d’éclairer les élus

• Ressources humaines – gestion du personnel :

Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers des agentsRéaliser les paies et l’établissement des états annexes (cotisations

….)

Suivre l’absentéisme, les congés

Élaborer les actes administratifs liés aux agents (conventions, contrats,…..)

Assurer la règlementation des actes

Assurer les démarches nécessaires aux formations, aux évaluations

Actualisation et suivi des assurances pour le personnel

Suivi et gestion du fichier des habitants et du recensement militaire

• Accueil physique et téléphonique :

Renseignement, orientations des administrés et autres

Constitution de différents dossiers avec suivi (Titre séjour, Attestation d’accueil, ….)

Autorisations diverses (arrêté municipal, permis de détention, chambre d’hôte…)

Prise de rendez-vous

Demandes diverses des administrés (copie, ……………..)

Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

• Dossier État Civil :

Rédaction, enregistrement, suivi et gestion des dossiers des actes d’État civil (naissance, reconnaissance, baptême civil,

mariage, décès…..)

Délivrance d’actes suivant demandes

Accueil et informations diverses en matière d’État civil et relations avec INSEE

Tenue des registres d’État civil et suivi des déclarations d’actes

Apposer les mentions marginales

Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles…..) avec transmission TGI

• Gestion du cimetière :

Délivrance concession, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans

Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires

Conseiller les élus sur la règlementation funéraire - Tenir et mettre à jour les registres du cimetière

• Gestion des Élections :

Tenue des listes électorales : inscriptions / radiations

Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et y participer

Organiser matériellement et administrativement les bureaux de votes

Respecter les procédures liées au scrutin

Présence lors du dépouillement

• Suivi des dossiers d’Urbanisme :

Renseignement aux usagers

Registre des permis de construire et des déclarations de travaux, certificat d’urbanisme…...

Enregistrement, gestion, avis du maire, affichage

Envoi des dossiers au service instructeur

Répartition des décisions aux demandeurs et services liés

Renseignements des notaires

Les éléments de cette fiche ne sont pas exhaustifs.

COMPETENCES REQUISES

• SAVOIR- FAIRE :

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et logiciels (Berger Levrault)

Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M57)

Connaissance du code général des collectivités territoriales, code électoral

Connaissances des instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes

Connaissance et application des règles du statut de la Fonction Publique Territoriale

Connaissance du code civil et information générale à l’état civil, règles communes à la rédaction des actes d’État civil,

procédures relatives liées

Connaissance de la règlementation liée à l’urbanisme, de la législation des marchés publics

et des cimetières

Capacité technique rédactionnelle, communication et information

Organiser des échanges de pratique professionnelle

Savoir gérer les priorités

Conseiller, alerter, bâtir une relation de confiance avec les élus

• SAVOIR-ÊTRE :

Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation

Qualité relationnelle et rédactionnelle

Autonomie, initiative

Méthode et rigueur

Principe de discrétion et de confidentialité

Dynamisme et réactivité

Disponibilité, sens du service public

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience en Collectivité Territoriale appréciée

Connaissance des logiciels métiers des collectivités

Qualités requises : Disponibilité et sens de l'accueil, esprit d’équipe, rigueur et organisation, sens de la communication,?, discrétion, curiosité et proactivité.