Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie d'Ercuis

Mission du poste : collaboratrice du Maire et des élus municipaux, vous assurez la mise en œuvre des activités de la Mairie d’ERCUIS, assurez le suivi RH et veillez au bon fonctionnement des équipes communales

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assistance à l’autorité territoriale

-Aider à la décision et conseil des élus

-Assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune

-Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux

-Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

-Rédiger notes et rapports au Maire et aux élus,

Organisation du Conseil Municipal

-Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,

-Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)

Élaboration du budget – Dossiers de subventions – Marchés publics – Urbanisme

-Élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie

-Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des dossiers des projets

-Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics

-Suivi gestion des régies municipales

-Comptabilité

-Établissement de la paie

-Gestion de l’urbanisme

Secrétariat du Maire et des élus

-Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux

-Veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles

-Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs

-Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…)

-Participer aux réunions diverses

-Suivre et gérer les demandes particulières et les réclamations

lections politiques et professionnelles

-Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorales, de radiations,

-Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer

-Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes

-Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

Gestion du cimetière

-Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires

-Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions

-Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière

-Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions

-Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect

Ressources humaines

-Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents

-Suivi de l’absentéisme, des dossiers assurance statutaire

-Élaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc…)

-Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectivités liées à la carrière (notation, évaluation).

-Assurer une veille juridique :

Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,

Rédiger des documents administratifs, conventions…

Responsable des services de la Mairie

Piloter tous les services dans leurs missions et leurs projets de services

En lien avec les élus

• SAVOIRS :
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
• SAVOIR FAIRE :
• respecter les délais réglementaires
• savoir gérer la polyvalence et les priorités
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
• élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
• contrôler et évaluer les actions des services
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents
• SAVOIR ETRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles