Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie de Caligny

Principales et régulières :

1. Conseil et accompagnement des élus

• Conseiller le maire et les élus dans leurs décisions et démarches
• Préparer les dossiers soumis au maire et au conseil municipal
• Alerter les élus sur les obligations réglementaires, les échéances et les risques
• Assurer une veille juridique et réglementaire
• Mettre en œuvre et suivre les décisions du conseil municipal et du maire
• Concevoir des outils de contrôle

2. Administration générale et conseil municipal

• Préparer les conseils municipaux : convocations, dossiers, délibérations
• Rédiger les procès-verbaux, délibérations, arrêtés et décisions
• Assurer la transmission, la publicité et l'archivage des actes
• Rédiger les courriers et documents administratifs
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers communaux

3. Gestion financière et budgétaire

• Préparer le budget communal avec les élus
• Assurer le suivi et l'exécution du budget
• Assurer le traitement des dépenses et des recettes
• Suivre la trésorerie et les relations avec le service de gestion comptable
• Suivre les investissements et les dossiers de subventions
• Préparer les documents et décisions budgétaires nécessaires

4. Ressources humaines

• Assurer la gestion administrative des agents communaux
• Suivre les congés, absences, carrières et situations individuelles
• Préparer les éléments nécessaires à la paie et l’exécuter
• Assurer le suivi des formations et des entretiens professionnels
• Veiller au respect du statut de la fonction publique territoriale
• Assurer les relations avec le Centre de Gestion et les organismes compétents

5. État civil, élections et affaires générales

• Assurer la gestion des actes d'état civil et des dossiers de mariage
• Assurer les formalités liées aux décès et au cimetière
• Tenir et mettre à jour les listes électorales
• Organiser administrativement les scrutins
• Assurer le suivi des demandes et démarches administratives des habitants

6. Urbanisme, patrimoine et projets communaux

• Enregistrer et suivre les dossiers d'urbanisme
• Assurer les relations avec le service instructeur
• Suivre les travaux, contrats de maintenance et interventions des entreprises
• Participer au suivi administratif et financier des projets communaux
• Préparer et suivre les dossiers de demandes de subventions
• Assurer le suivi administratif du patrimoine communal

7. Accueil et relations avec les habitants

• Accueillir et renseigner les administrés
• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels
• Orienter les habitants vers les services compétents
• Garantir un service public de proximité, disponible et de qualité

Mission(s) ponctuelle(s) :

Tenue à jour du fichier électoral et mise en place de l’organisation matérielle des élections et du recensement.

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE

Lieu : La mairie – le bourg CALIGNY

Cycle de travail : Du lundi au samedi. 35h ou 36heures sur 4.5 jours

Décalage des horaires possibles lors de périodes de chaleurs

Relations fonctionnelles : Echanges permanents d’informations avec le maire, les adjoints et le conseil municipal

Relations permanentes avec le public

Relations avec les services divers et les prestataires

Coopération avec d’autres collectivités

Contacts, échanges d’informations avec les institutions et les associations

Contraintes : Travail de bureau,

Déplacements occasionnels sur le territoire

Horaires avec amplitude variable possible : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions.

Pics d’activité liés aux échéances budgétaires et aux projets soumis à contraintes de délais

Avantages liés au poste : Nouvelle Bonification Indiciaire sous conditions

Nouvelles technologies de l’information et de la communication, presse spécialisée

Avantages liés à la collectivité : Régime indemnitaire, CNAS,

Participation employeur mutuelle et prévoyance

Agréments – Habilitations – Permis : Permis B

Particularité dans l'exercice du poste : Officier de l’ Etat Civil par délégation du Maire, sauf mariage

Légalisation de signatures

PACS

Savoirs, Savoirs-faire :

• Maitriser les règles de la comptabilité publique (M57) et savoir réaliser un budget
• Connaitre et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de l'urbanisme (permis de construire, voirie, dossier instruits par FLERS AGGLO…)
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil- gestion des cimetières et des élections
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Qualités rédactionnelles et capacité d'analyse

Savoir Etre :

• Autonomie et sens des responsabilités
• Rigueur et organisation
• Polyvalence et capacité d'adaptation
• Sens de l'anticipation et des priorités
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Qualités relationnelles et sens de l'écoute (écoute active)
• Diplomatie et capacité à gérer les situations sensibles
• Loyauté et devoir de conseil auprès des élus
• Devoir de réserve et discrétion
• Sens du service public et proximité avec les habitants