Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie de Marquixanes

1) assistance à l'autorité territoriale

● aider à la décision et conseil des élus

●assister l'autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune

● assurer le pilotage et le suivi des projets communaux

●contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

2) Organisation du Conseil Municipal

● préparer et rédiger les documents administratifs et techniques

● suivre et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal avec rédaction des comptes rendus de séance et des délibérations (suivi en préfecture)

3) élaboration des budgets / dossiers de subventions/marchés publics/ urbanisme

● élaborer les budgets, assurer le suivi en lien avec la trésorerie

● assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche des subventions et suivi administratif et financier des projets

● assurer le montage et suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics

● comptabilité

● établissement de la paye

● gestion de l'urbanisme

4) secrétariat du Maire et des élus

● préparer la tenue des réunions de commissions en lien avec les projets communaux

● veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux

● organiser et participer aux commissions communales des impôts directs

● répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...)

● participer aux diverses réunions

5) Etat civil

● enregistrer et rédiger les actes d'état civil (Naissances – Mariages – Décès)

● accueillir et informer les usagers sur le lois et règlements en matière d'état civil

● délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité

● délivrer les autorisations administratives en matière funéraire

● tenue des registres d'Etat civil et suivi des déclarations d'actes

● apposer les mentions marginales

● préparer et gérer les registres (ouverture clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)

6) formalités administratives diverses

Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes

7) élections politiques et professionnelles

● gérer les demandes d’inscriptions et de radiations sur la liste électorale,

● préparer les réunions de la commission de révision de la liste électorale et y participer

● organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote

● respecter les procédures liées au scrutin

8) gestion du cimetière

● accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière

● procéder à toutes les attributions, renouvellement et reprises de concession

9) ressources humaines

● veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers des agents

● suivi de l’absentéisme, des maladies et des dossiers d'assurance statutaire

● élaborer les actes administratifs (contrats, arrêtés...)

● préparer les éléments nécessaires aux procédures liées à la carrière (entretien professionnel, évaluation)

10) Autres activités

● accueil physique et téléphonique du public (cartes grises, permis de conduire...)

● renseignements divers (gestion des salles communales)

● recensement et renseignements nouveaux habitants

● gérer les relations avec les associations

● réception et enregistrement du courrier

11) polyvalence

Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

• SAVOIRS :
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
• SAVOIR FAIRE :
• respecter les délais réglementaires
• savoir gérer la polyvalence et les priorités
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
• élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
• contrôler et évaluer les actions des services
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents
• SAVOIR ETRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles