Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie de Ressons-le-Long

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE

Taux d'occupation :

30 %

Activités :

• Accueil physique et téléphonique du public
• Renseignements et orientation du public

Moyens :

• standard téléphonique
• procédures

Compétences :

• Connaissance du fonctionnement de la collectivité
• Sens de la communication et de l’écoute
• Adaptabilité
• Diplomatie

SECRETARIAT

Taux d'occupation :

20 %

Activités :

• Enregistrement du courrier entrant et sortant
• Rédaction de divers courriers
• Gestion des réservations de salle
• Rédaction des documents administratifs (arrêtés communaux)

Moyens :

• Logiciels (JVS)

Compétences :

• Capacités rédactionnelles
• Rigueur / organisation

PARTICIPATION AU PROJET GLOBAL DE LA COLLECTIVITE

Taux d'occupation :

5 %

Activités :

• Assistance à l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la collectivité
• Sécurisation juridique
• Organisation, gestion et suivi des assemblées délibérantes et commissions
• Réponse aux sollicitations des agents et des élus

Moyens :

Compétences :

• Autonomie
• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale
• Disponibilité
• Capacités relationnelles
• Capacités rédactionnelles
• Sens de la pédagogie et du travail en équipe
• Rigueur

FINANCES COMPTABILITE

Taux d'occupation :

20 %

Activités :

• Enregistrement des factures, vérification du service fait
• Edition des mandats et titres
• Gestion des loyers et baux
• Gestion des régies de recettes
• Participation à l’élaboration du budget
• Gestion du FCTVA
• Suivi des demandes de subvention
• Gestion des engagements
• Contrôle de la comptabilité/hélios

Moyens :

• AGIRHE
• Fiches procédure

Compétences :

• Connaissance du statut de la FPT
• Rigueur / organisation
• Disponibilité
• Discrétion

GESTION DU PERSONNEL

Taux d'occupation :

10 %

Activités :

• Mettre en œuvre les dispositifs de déroulement de carrière dans le respect des règles statutaires (recrutement, avancement, retraite…)
• Concevoir et contrôler les actes administratifs (contrat, arrêté…)
• Assurer le conseil auprès des agents
• Elaboration du plan de formation
• Gestion de la procédure disciplinaire
• Gestion de l’action sociale

Moyens :

• AGIRHE
• Fiches procédure

Compétences :

• Connaissance du statut de la FPT
• Rigueur / organisation
• Disponibilité
• Discrétion

ETAT CIVIL ELECTION

Taux d'occupation

10 %

Activités :

• Renseignements du public en matière d’état civil
• Préparation et rédaction des actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès…)
• Mise à jour de la liste électorale
• Organisation des élections en collaboration avec l’autorité territoriale
• Recensement citoyen
• Recensement de la population
• Gestion des concessions cimetière
• Enregistrement et délivrance des titres d’identité

Moyens :

• Logiciels (JVS)
• Registres d’état civil

Compétences :

• Connaissances des règles en matière d’état civil
• Rigueur / organisation
• Capacités relationnelles
• Discrétion
• Autonomie

URBANISME

Taux d'occupation :

5 %

Activités :

• Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d’urbanisme
• Gestion des autorisations d’occupation du domaine public
• Renseignements du public sur les questions d’urbanisme
• Réception, vérification et instruction des différentes demandes d’autorisation dans le respect de la règlementation (PLU…)
• Transmission et suivi des demandes d’autorisation

Moyens :

• PLU

Compétences :

• Connaissances des règles en matière d’urbanisme
• Rigueur / organisation
• Capacités relationnelles
• Discrétion
• Autonomie

• SAVOIRS :
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
• SAVOIR FAIRE :
• respecter les délais réglementaires
• savoir gérer la polyvalence et les priorités
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
• élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
• contrôler et évaluer les actions des services
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents
• SAVOIR ETRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles