Adjoint administratif - référent marche — Centre Hospitalier Intercommunal Toulon La Seyne-sur-Mer

Le Référent Marchés assure, sur le périmètre qui lui est confié, le déploiement, le suivi et la sécurisation administrative des marchés publics du CHITS et du CHH, en lien avec la Direction des Achats de Territoire, les services gestionnaires et les différents interlocuteurs concernés.

Il réceptionne et analyse les pièces constitutives des marchés transmises par la DAT, en contrôle la cohérence, la complétude et la conformité avant leur intégration et leur mise à disposition dans les différents outils de gestion.

Il assure le suivi des marchés tout au long de leur exécution et de leurs évolutions : mises à jour, avenants, révisions de prix, prolongations, modifications et fins de marchés. Il garantit la fiabilité des données marchés présentes dans les GEF et assure la diffusion des informations nécessaires auprès des services concernés.

Il constitue une interface privilégiée entre la DAT, les services gestionnaires, les services financiers, les référents techniques et les autres acteurs intervenant dans l’exécution des marchés.

Il participe à l’anticipation des besoins, au suivi des procédures et à l’harmonisation des pratiques, notamment par la tenue d’outils de suivi, l’organisation de réunions et l’accompagnement des services dans l’application des marchés.

Savoirs / connaissances :

Connaissance des principes de la commande publique et de la réglementation applicable aux marchés publics,

Connaissance du cycle de vie d’un marché et des documents associés : pièces contractuelles, BPU, avenants, révision de prix, prolongations, modifications et fins de marchés,

Connaissances des procédures de déploiement, d’exécution et de suivi administratif des marchés,

Connaissance du fonctionnement des GEF Magh2 et Hexagone et des règles de paramétrages nécessaires au déploiement des marchés,

Connaissance des principes de la comptabilité publique nécessaire à l’exercice de ses missions et à l’interface avec le service financier et la Trésorerie,

Connaissance du circuit administratif et juridique des conventions, de leur rédaction jusqu’à leur validation, signature, publication et archivage,

Savoir-faire :

Analyser les pièces et données relative aux marchés et identifier les anomalies, Rechercher, analyser et restituer les informations nécessaires aux services gestionnaires et solliciter les interlocuteurs compétents lorsque la situation le nécessite,

Travailler de manière transversale avec des interlocuteurs et secteurs multiples et adapter sa communication en fonction des situations,

Organiser et prioriser son activité en tenant compte des échéances,

Rendre compte à l’encadrement des difficultés ou situation nécessitant une décision ou un arbitrage,

Transmettre ses connaissances, former et accompagner

Capacités relationnelles :

Faire preuve de rigueur, d’autonomie, d’organisation et de réactivité,

Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité des informations traitées,

Etre à l’écoute, disponible et savoir adapter sa communication aux différents interlocuteurs,

Etre capable de transmettre ses connaissances et d’accompagner les utilisateurs,

Etre force de proposition et savoir alerter l’encadrement en cas de difficulté ou de situation nécessitant un arbitrage,

Faire preuve de capacité d’adaptation face aux évolutions réglementaires, organisationnelles, et des outils métiers.

RELATIONS HIERARCHIQUES, FONCTIONNELLES ET INTER UNITES

Relations hiérarchiques : l’Attachée d’Administration Hospitalière responsable du secteur des Approvisionnements sous l’autorité de la Directrice du pôle.

Relations fonctionnelles :

Relations régulières avec : La Direction des Achats de Territoire et la cellule des marchés, les acheteurs des différentes filières, les services gestionnaires, l’Adjoint des cadres hospitalier des approvisionnements, le service juridique, le service financier, la Trésorerie, les directions des établissements concernées.

Le Référent Marchés exerce ses missions de manière transversales auprès de plusieurs secteurs et services GHT. Il assure la création, le déploiement et le suivi administratif des marchés relevant notamment des secteurs suivants :

• Approvisionnements,
• Informatique,
• Biomedical,
• Travaux,
• Prestations générales et Investissements hôtelier,
• Sécurité,
• Direction des Ressources Humaines
• Domaines – Assurances (Flotte automobile)

Dans ce cadre, il assure une fonction d’interface entre les services gestionnaires, la DAT et la Cellule Marchés, notamment pour la diffusion des marchés, leur mise en œuvre, leur suivi et le traitement des demandes ou difficultés rencontrées.

Il travaille également en lien avec le service financier et la Trésorerie pour les opérations relatives aux fournisseurs, notamment les créations/modifications de fournisseurs et de coordonnées bancaires, ainsi que le traitement des anomalies associés.

Il intervient sur plusieurs établissements et peut être amenée à effectuer des déplacements dans le cadre de ses missions.

Il collabore étroitement avec le RAE et RAE suppléant.t il peut être amené à participer activement au COMOP du GHT où toute autre réunion concernant les établissements CHH et CHITS.

Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer est un établissement de santé multisite, qui concourt aux soins, 7j/7 et 24h/24, de la population de la Métropole Toulonnaise soit plus de 500 000 habitants. Certifié par la Haute Autorité de Santé (HAS) avec la mention « Haute Qualité des Soins », il est le 1er établissement hospitalier non universitaire en région PACA.

Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer assure cinq missions essentielles :

Mission de service public, en assurant les examens de diagnostic, la surveillance et le traitement des hospitalisés et des consultants, ainsi que l’aide médicale d’urgence

Mission de santé publique, en relayant sur le terrain toutes les actions médico-sociales coordonnées

Mission de formation

Mission de prévention et d’éducation de la santé

Mission de recherche

Avec près de 4000 professionnels de santé, il assure des missions de soins, de recherche et de prévention sur ses trois sites hospitaliers :

L’hôpital Sainte-Musse à Toulon

L’hôpital George Sand à La Seyne-sur-Mer

L’hôpital Georges Clemenceau à La Garde

Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire du Var (GHT), le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer propose une offre de soins articulée autour de plus de 50 services regroupés en 14 pôles d’activité médicale