Adjoint au chef de la section des affaires générales et des opérations — Bureau du Cabinet

Sous l'autorité du chef de la section des affaires générales et des opérations, l'adjoint participe au pilotage, à l'encadrement et à la coordination de l'ensemble des activités de la section. Il assure la continuité de son fonctionnement, supplée le chef de section en son absence et veille à la mobilisation des moyens humains, logistiques, techniques et matériels nécessaires au fonctionnement quotidien du Cabinet et du Bureau du cabinet.

1. Pilotage, management et coordination :

• participation à l'encadrement et à l'animation des équipes de la section, organisée autour de quatre composantes :
  • protocole/événementiel/valorisation des espaces
  • conducteurs automobiles
  • informatique de proximité
  • accueil/huissiers
• organisation et planification des activités, répartition des missions et suivi de leur réalisation
• coordination des composantes de la section afin de garantir continuité, réactivité et qualité du service
• gestion des priorités, suivi des dossiers et reporting auprès du chef de section

2. Protocole, événementiel et valorisation des espaces :

• organisation et coordination des réunions, réceptions, cérémonies, manifestations et événements du Cabinet
• coordination des moyens nécessaires à leur préparation et à leur bon déroulement
• organisation de l'accueil des personnalités, délégations, partenaires et visiteurs
• suivi des prestataires et partenaires mobilisés
• utilisation et suivi de l'outil de gestion des invitations et des listes d'invités
• organisation des visites patrimoniales de l'Hôtel de Valois
• coordination des tournages, prises de vues, mises à disposition ou locations d'espaces et autres actions de valorisation du site
• coordination, avec les services compétents, des mouvements de mobilier, interventions du Mobilier national et dépôts ou mouvements d'oeuvres

3. Conducteurs automobiles, mobilité et moyens logistiques :

• participation au pilotage et à la coordination de l'activité des conducteurs
• suivi des plannings, permanences, besoins de déplacement et continuité du service
• suivi des besoins relatifs aux véhicules, en lien avec les services compétents
• anticipation des besoins logistiques, techniques et matériels
• coordination des interventions techniques et des prestataires, notamment avec le Bureau des services généraux

4. Informatique de proximité, accueil et huissiers :

• supervision et coordination de l'informatique de proximité
• organisation et coordination des activités d'accueil et des huissiers
• veille à la qualité de l'accueil, à la fluidité des opérations et au respect des exigences de sécurité et de confidentialité
• contribution au bon déroulement des activités organisées sur le site de Valois

Compétences attendues :

• Connaissance du fonctionnement d'un cabinet ministériel : Expert
• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel : Maîtrise
• Maîtrise des règles et usages protocolaires, notamment en matière de préséance, de placement, de cérémonial et d'accueil de personnalités : Maîtrise
• Maîtrise de l'organisation de réceptions et d'événements institutionnels : préparation des espaces, plans de salle et de table, placement des invités et coordination des prestations : Maîtrise
• Connaissance des pratiques liées à l'accueil et à l'accompagnement de personnalités, délégations et visiteurs : Maîtrise
• Connaissance des enjeux liés à la sécurité et à la confidentialité dans un environnement ministériel : Maîtrise
• Connaissance des techniques de gestion logistique et des moyens généraux : Maîtrise
• Capacité à encadrer et coordonner des équipes aux métiers diversifiés : Maîtrise
• Capacité à planifier, arbitrer les priorités et conduire des opérations transversales : Maîtrise
• Connaissance des problématiques de mobilité, de gestion de site et de support informatique de proximité : Pratique
• Maîtrise des logiciels courants de traitement de texte et de tableur : Maîtrise
• Anglais professionnel permettant l'accueil et les échanges avec des interlocuteurs étrangers : Maîtrise

Savoir-être :

• Discrétion et respect de la confidentialité : capacité à évoluer dans un environnement ministériel soumis à des exigences fortes de confidentialité et de réserve
• Rigueur et fiabilité : sens de l'organisation, respect des procédures et des délais, capacité à assurer un suivi précis des activités
• Réactivité et disponibilité : capacité à faire face aux imprévus, à gérer les priorités et à répondre aux sollicitations dans des délais contraints
• Sens du service et esprit d'équipe : capacité à travailler en transversalité et à mobiliser les équipes
• Diplomatie, courtoisie et aisance relationnelle : capacité à adapter son comportement et sa communication à des interlocuteurs de niveaux et de profils variés
• Adaptabilité et maîtrise de soi : capacité à conserver calme, discernement et efficacité dans un environnement exigeant ou dans des situations urgentes
• Sens des responsabilités : autonomie et capacité à prendre les décisions nécessaires dans le cadre des délégations confiées

La section des affaires générales et des opérations compte 15 ETP et est placée sous l'autorité de l'adjoint au chef du Bureau du cabinet chargé des moyens généraux et des opérations. Elle regroupe quatre composantes :

• protocole, événementiel et valorisation des espaces
• conducteurs automobiles
• informatique de proximité
• accueil et huissiers

Elle assure le soutien opérationnel quotidien du Cabinet et du Bureau du cabinet.

Le poste est placé sous la responsabilité directe du chef de la section des affaires générales et des opérations.

Relations fonctionnelles :

• chefferie de cabinet et membres de cabinet du/de la ministre
• chef du bureau du cabinet
• adjoint au chef du bureau du cabinet chargé des moyens généraux et des opérations
• chef de la section des affaires générales et des opérations
• autres sections et équipes du Bureau du cabinet
• Délégation à l'information et à la communication
• Bureau des services généraux et services supports compétents, notamment en matière de sécurité, d'immobilier, d'informatique et de prestations
• Mobilier national et services compétents pour les dépôts et mouvements d'oeuvres
• administrateur du domaine national du Palais-Royal et ses équipes
• homologues et services compétents du Conseil d'État et du Conseil constitutionnel
• prestataires et partenaires extérieurs mobilisés dans le cadre des opérations