Adjoint au responsable du pôle citoyenneté — Mairie de Charly

Au sein du Pôle Citoyenneté, regroupant les services Agence postale et communale, Accueil, Centre communal d’action sociale (CCAS), État civil, Élections, Cimetière, Urbanisme, Conseil municipal, Conseil municipal des enfants, ainsi que Cadre de vie et Environnement, l’Adjoint(e) au Responsable du Pôle Citoyenneté participe au bon fonctionnement, à la coordination et au suivi administratif des activités de ces différents services.

Sous l’autorité du Responsable du Pôle Citoyenneté, l’Adjoint(e) au pôle participe à la mise en œuvre et au suivi des politiques publiques relevant de l’action sociale, de l’environnement et du cadre de vie.

Il ou elle contribue à la qualité du service rendu aux habitants, à la coordination des actions du pôle et au bon fonctionnement des services qui lui sont rattachés.

L’adjoint au pôle assure également une mission de continuité du service public en participant au remplacement des agents à l’accueil et au sein des services rattachés au Pôle Citoyenneté, en fonction des nécessités de service.

Participer à la mise en œuvre de l’action sociale de la collectivité

En lien avec le Responsable du Pôle Citoyenneté, l’Adjoint(e) participe au suivi et à la coordination des actions sociales relevant des compétences de la collectivité.

À ce titre, il ou elle est chargé(e) de :

• Accueillir, informer et orienter les habitants dans leurs demandes relevant de l’action sociale de la collectivité
• Identifier les besoins des publics fragiles ou en difficulté et contribuer à la mise en place de réponses adaptées
• Participer à la mise en œuvre des actions de solidarité et des dispositifs sociaux portés par la collectivité
• Contribuer aux actions en faveur des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et des publics vulnérables, dans le cadre des compétences de la collectivité
• Développer et entretenir les relations avec les partenaires institutionnels, sociaux et associatifs
• Participer à la préparation et à l’organisation des conseils d’administration
• Assurer une veille sur les besoins sociaux du territoire et proposer des pistes d’amélioration au Responsable du Pôle Citoyenneté

Assurer le suivi des questions relatives à l’environnement et au cadre de vie

L’Adjoint(e) contribue à l’amélioration du cadre de vie des habitants et au suivi des actions menées par la collectivité en matière d’environnement et de qualité de l’espace public.

À ce titre, il ou elle est chargé(e) de :

• Recueillir et suivre les demandes et signalements des habitants concernant la propreté, les dépôts sauvages, les nuisances et les problématiques liées au cadre de vie
• Assurer la transmission et le suivi des demandes auprès des services compétents et des partenaires concernés
• Participer à la coordination des interventions relatives à l’entretien et à l’amélioration des espaces publics, dans le cadre des compétences de la collectivité
• Contribuer à la mise en œuvre d’actions de sensibilisation à la protection de l’environnement, à la propreté, au tri des déchets et au respect des espaces publics
• Participer à l’élaboration et au suivi de projets visant à améliorer la qualité environnementale et le cadre de vie
• Développer les relations avec les partenaires institutionnels, associatifs et les prestataires intervenant dans ces domaines
• Participer à l’organisation d’actions citoyennes et environnementales : opérations de nettoyage, campagnes de sensibilisation et initiatives locales
• Assurer une veille sur les problématiques environnementales locales et proposer des actions correctives ou préventives
• Rendre compte au Responsable du Pôle Citoyenneté de l’avancement des dossiers et des difficultés rencontrées

Assurer une mission d’appui et de coordination au sein du Pôle Citoyenneté

L’Adjoint(e) seconde le Responsable du Pôle Citoyenneté dans le suivi des dossiers et contribue à la bonne organisation des activités du pôle.

À ce titre, il ou elle est chargé(e) de :

• Assurer le suivi administratif et opérationnel des dossiers qui lui sont confiés
• Participer à la préparation des réunions, des documents de travail, des projets et des bilans d’activité
• Faciliter la circulation de l’information entre les services, les élus, les partenaires et les habitants
• Proposer des améliorations dans l’organisation des activités et la qualité du service rendu aux usagers
• Assurer, selon les consignes du Responsable du Pôle, le relais et la continuité du suivi des dossiers en son absence
• Rendre compte régulièrement de son activité et alerter sur les situations nécessitant un arbitrage

Assurer le remplacement à l’accueil et dans les services rattachés au pôle

Afin de garantir la continuité du service public, l’Adjoint(e) assure des missions de remplacement ponctuel à l’accueil de la collectivité et au sein des services rattachés au Pôle Citoyenneté, en fonction des absences, des besoins et des nécessités de service.

À ce titre, il ou elle est chargé(e) de :

• Assurer ponctuellement l’accueil physique et téléphonique des usagers
• Informer, renseigner et orienter les habitants vers les interlocuteurs ou services compétents
• Recueillir les demandes des usagers et en assurer la transmission ou le suivi
• Réaliser les tâches administratives courantes liées au fonctionnement de l’accueil et des services concernés
• Assurer le relais des agents absents dans le cadre des missions relevant de ses compétences
• Se familiariser avec les procédures, les outils et l’organisation des services rattachés au pôle afin de faciliter les remplacements
• Veiller à la qualité de l’accueil, à la fiabilité des informations communiquées et au respect de la confidentialité
• Adapter son organisation et ses priorités en fonction des besoins du service
• Participer à la gestion du service des titres d’identité et contribue à la continuité du service public en matière de délivrance des cartes nationales d’identité et des passeports
• Participer aux scrutins électoraux

La liste étant non exhaustive, les missions confiées à l’agent sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins de la collectivité, de l’organisation des services et des nécessités de service, dans le respect du cadre d’emploi et des compétences de l’agent.

Compétences et savoir-faire

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du service public local, ou capacité à l’acquérir rapidement
• Capacité à assurer le suivi de dossiers administratifs variés et à respecter les procédures et les délais
• Aptitude à organiser, prioriser et coordonner les tâches
• Qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à travailler en transversalité avec différents services, élus et partenaires
• Aptitude à gérer les situations d’accueil et à répondre avec professionnalisme aux demandes des usagers
• Capacité d’adaptation et polyvalence dans l’exercice des missions
• Sens de la qualité du service rendu et de l’amélioration continue

Qualités professionnelles

• Sens du service public et de l’intérêt général
• Rigueur, méthode et organisation
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et diplomatie
• Autonomie, réactivité et esprit d’initiative
• Capacité à travailler en équipe et à rendre compte de son activité
• Disponibilité et capacité à s’adapter aux nécessités de service