Administrateur du service administratif, Financier et entretien de la Médiathèque (H/F) — Mairie de Roubaix

ACTIVITES DU POSTE :

Stratégie et pilotage de direction :

• Participation à la mise en oeuvre et à l'évolution du projet d'établissement :

o Piloter ou coordonner des missions stratégiques en lien avec les projets de l'établissement et dans son périmètre d'activités spécifiques.

o Effectuer une veille prospective.

o Construire des partenariats et organiser des échanges entre partenaires, services et établissements.

• Participation à la mise en oeuvre de la démarche qualité
• Elaboration des tableaux de bord utiles au suivi et à l'évaluation de tous les pans de l'activité

Gestion administrative et financière du service (médiathèque et archives) :

• Elaboration du budget prévisionnel et réalisation des simulations
• Suivi de l'exécution budgétaire
• Supervision du contrôle, de la gestion et des engagements de dépenses
• Supervision de la rédaction des documents et actes administratifs
• Contrôle de la passation et de l'exécution des marchés publics
• Participation à l'élaboration des dossiers de subventions
• Suivi des contrats et conventions passés avec les différents fournisseurs
• Gestion, encadrement et suivi de la régie de recettes et des régisseurs

Gestion technique et logistique de l'équipement :

• Pilotage du suivi de l'entretien du bâtiment en lien avec le régisseur, les services de la Ville (entretien maintenance, hygiène et sécurité, mobilier...) et les prestataires extérieures
• Suivi des équipements extérieurs : Théâtre Louis Richard (TLR), Zèbre, véhicules
• Interface avec le prestataire du café de la Médiathèque
• Pilotage de la gestion et réservation des salles (La Criée, salle Van der Meersch, et TLR)

Gestion du personnel et organisation du travail :

• Pilotage et animation de l'équipe du pôle administratif (4 agents) : répartition et planification des activités en fonction des contraintes du service, délégation et suivi de certains projets, élaboration du plan de formation et évaluation des agents du pôle ...
• Pilotage et suivi de l'organisation du travail des personnels au public et en interne en lien avec les référents planning et les responsables de pôles
• Organisation du planning des cadres
• Relais de la direction sur les emplois intérimaires et les vacataires
• Participation à l'évolution de l'organigramme et des fiches de poste

Participation à la mission accueil en lien avec le pôle Services aux publics :

• Participation au suivi, à l'évolution et à la mise en oeuvre du règlement intérieur et de la charte du vivre ensemble
• Participation à la réalisation des chantiers suivants : qualification des inscriptions, pénalités, recouvrement, rappels ...
• Participation à la mise à plat des procédures et à la conception et à la réalisation des outils mis en place dans le cadre de cette mission

Soutien à l'action culturelle et à la communication :

• Logistique : organisation des plannings en fonction de la programmation culturelle, contact avec les prestataires extérieurs et les services de la Ville, contact avec les imprimeurs et suivi des commandes
• Appui à la communication interne et externe et à la diffusion des programmes de la médiathèque

Relations fonctionnelles :

Placé sous l'autorité de la Directrice de la Médiathèque, vous faites partie de l'équipe de direction de l'établissement. En tant que responsable du Pôle administratif et financier, vous encadrez directement 4 agents (le régisseur, les secrétaires RH et finances et le chargé d'organisation technique et administrative). La responsabilité de l'organisation du travail incombant à votre service, vous interagissez avec l'ensemble du personnel.

❱ Vous êtes en relation directe avec l'équipe du Pôle administratif et financier (encadrement direct),

❱ Vous animez le réseau des référents plannings à l'échelle de l'équipement et êtes le garant de la bonne organisation du travail de l'ensemble des agents,

❱ Vous êtes en relation directe avec les usagers,

❱ Vous coopérez avec les administrateurs des différents équipement et services culturels,

❱ Vous êtes en relation régulière avec les services de la ville (Finances, RH, techniques...), avec des acteurs de la vie locale (élus, partenaires...),

❱ Vous êtes en contact avec les collectivités partenaires (MEL, Région, DRAC...),

❱ Vous êtes en contact avec les fournisseurs.

ACTIVITES DU POSTE :

Stratégie et pilotage de direction :

• Participation à la mise en oeuvre et à l'évolution du projet d'établissement :

o Piloter ou coordonner des missions stratégiques en lien avec les projets de l'établissement et dans son périmètre d'activités spécifiques.

o Effectuer une veille prospective.

o Construire des partenariats et organiser des échanges entre partenaires, services et établissements.

• Participation à la mise en oeuvre de la démarche qualité
• Elaboration des tableaux de bord utiles au suivi et à l'évaluation de tous les pans de l'activité

Gestion administrative et financière du service (médiathèque et archives) :

• Elaboration du budget prévisionnel et réalisation des simulations
• Suivi de l'exécution budgétaire
• Supervision du contrôle, de la gestion et des engagements de dépenses
• Supervision de la rédaction des documents et actes administratifs
• Contrôle de la passation et de l'exécution des marchés publics
• Participation à l'élaboration des dossiers de subventions
• Suivi des contrats et conventions passés avec les différents fournisseurs
• Gestion, encadrement et suivi de la régie de recettes et des régisseurs

Gestion technique et logistique de l'équipement :

• Pilotage du suivi de l'entretien du bâtiment en lien avec le régisseur, les services de la Ville (entretien maintenance, hygiène et sécurité, mobilier...) et les prestataires extérieures
• Suivi des équipements extérieurs : Théâtre Louis Richard (TLR), Zèbre, véhicules
• Interface avec le prestataire du café de la Médiathèque
• Pilotage de la gestion et réservation des salles (La Criée, salle Van der Meersch, et TLR)

Gestion du personnel et organisation du travail :

• Pilotage et animation de l'équipe du pôle administratif (4 agents) : répartition et planification des activités en fonction des contraintes du service, délégation et suivi de certains projets, élaboration du plan de formation et évaluation des agents du pôle ...
• Pilotage et suivi de l'organisation du travail des personnels au public et en interne en lien avec les référents planning et les responsables de pôles
• Organisation du planning des cadres
• Relais de la direction sur les emplois intérimaires et les vacataires
• Participation à l'évolution de l'organigramme et des fiches de poste

Participation à la mission accueil en lien avec le pôle Services aux publics :

• Participation au suivi, à l'évolution et à la mise en oeuvre du règlement intérieur et de la charte du vivre ensemble
• Participation à la réalisation des chantiers suivants : qualification des inscriptions, pénalités, recouvrement, rappels ...
• Participation à la mise à plat des procédures et à la conception et à la réalisation des outils mis en place dans le cadre de cette mission

Soutien à l'action culturelle et à la communication :

• Logistique : organisation des plannings en fonction de la programmation culturelle, contact avec les prestataires extérieurs et les services de la Ville, contact avec les imprimeurs et suivi des commandes
• Appui à la communication interne et externe et à la diffusion des programmes de la médiathèque

Relations fonctionnelles :

Placé sous l'autorité de la Directrice de la Médiathèque, vous faites partie de l'équipe de direction de l'établissement. En tant que responsable du Pôle administratif et financier, vous encadrez directement 4 agents (le régisseur, les secrétaires RH et finances et le chargé d'organisation technique et administrative). La responsabilité de l'organisation du travail incombant à votre service, vous interagissez avec l'ensemble du personnel.

❱ Vous êtes en relation directe avec l'équipe du Pôle administratif et financier (encadrement direct),

❱ Vous animez le réseau des référents plannings à l'échelle de l'équipement et êtes le garant de la bonne organisation du travail de l'ensemble des agents,

❱ Vous êtes en relation directe avec les usagers,

❱ Vous coopérez avec les administrateurs des différents équipement et services culturels,

❱ Vous êtes en relation régulière avec les services de la ville (Finances, RH, techniques...), avec des acteurs de la vie locale (élus, partenaires...),

❱ Vous êtes en contact avec les collectivités partenaires (MEL, Région, DRAC...),

❱ Vous êtes en contact avec les fournisseurs.