Administratif/contrat art l332-8-3 — Mairie de Pianotolli Caldarello

Fiche de poste

Agent administratif polyvalent

Agence postale communale urbanisme et état civil

Filière et catégorie : Administrative – catégorie C

Cadre d’emplois de référence : Adjoints administratifs territoriaux

Lieu d’exercice : Agence postale communale et mairie de Pianottoli-Caldarello

Rattachement hiérarchique : Responsable administratif désigné, sous l’autorité du Maire

Temps de travail :

• Durée hebdomadaire 35h
• environ 20 h à l’agence postale

Date de prise de fonctions : 1er janvier 2027 envisagé

Jour ; Matin ; Après-midi

Lundi ; Agence postale communale ; Mairie urbanisme et état civil

Mardi ; Agence postale communale ; Mairie urbanisme et état civil

Mercredi ; Mairie urbanisme et état civil

Jeudi ; Agence postale communale ; Mairie urbanisme et état civil

Vendredi ; Agence postale communale ; Mairie urbanisme et état civil

Les 20 heures comprennent l’accueil et les tâches hors accueil. Les horaires précis, la durée hebdomadaire totale et l’affectation du mercredi après-midi restent à fixer.

Organisation du travail

Travail partagé entre l’agence postale communale et la mairie, avec accueil du public et utilisation régulière des outils informatiques. Les priorités sont fixées par le responsable communal, en lien avec les agents référents et les services de La Poste. L’agent rend compte de son activité et signale les difficultés.

Les documents préparés sont soumis à validation avant envoi ou signature. Les opérations d’état civil sont réalisées dans le respect des habilitations et des délégations accordées. Les missions peuvent évoluer selon les besoins du service et les compétences acquises

Mission générale

Assurer l’accueil et le fonctionnement de l’agence postale communale dans le cadre des opérations autorisées. Apporter un renfort administratif en urbanisme et en état civil, suivre les dossiers et préparer des écrits simples à partir des consignes et des modèles du service.

Missions principales

Agence postale communale

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers sur les services proposés par l’agence
• Réaliser les opérations postales prévues par la convention avec La Poste et appliquer les procédures correspondantes
• Effectuer les services financiers autorisés, dans les limites de la convention et des habilitations accordées
• Assurer les opérations de caisse, vérifier les encaissements et justificatifs, effectuer les contrôles et la clôture quotidienne
• Préparer l’ouverture quotidienne, vérifier les équipements et appliquer les consignes de sécurité et de gestion des fonds
• Échanger avec les services de La Poste, signaler les anomalies et rendre compte à la commune

Renfort au service urbanisme

• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches et les pièces à fournir ; orienter les questions techniques vers l’agent référent ou le service instructeur
• Réceptionner, enregistrer et classer les demandes d’urbanisme, notamment les permis de construire, déclarations préalables et certificats d’urbanisme
• Vérifier la présence des pièces selon les listes du service et transmettre les dossiers à l’agent référent ou au service instructeur
• Mettre à jour les tableaux de suivi, repérer les échéances et signaler les dossiers nécessitant une relance ou une intervention
• Préparer les courriers et notifications, participer à l’affichage des décisions et assurer la numérisation et l’archivage, selon les consignes du service

Renfort au service état civil

• Accueillir les usagers et les accompagner dans leurs démarches d’état civil
• Réceptionner les demandes de copies et d’extraits d’actes, vérifier les justificatifs et préparer les réponses selon les procédures applicables
• Participer à la constitution et au suivi des dossiers de mariage et de pacte civil de solidarité, ainsi qu’au traitement des livrets de famille
• Préparer les projets d’actes et participer à la saisie et à la mise à jour des registres, sous le contrôle de l’agent référent et de l’officier d’état civil compétent
• Assurer le suivi des courriers, les transmissions, le classement et l’archivage des dossiers dans le respect de leur confidentialité

Missions rédactionnelles

• Rédiger des courriers et courriels administratifs simples à partir de consignes et de modèles existants
• Préparer des notes, de courtes synthèses et des comptes rendus de réunion
• Participer à la préparation de projets d’arrêtés et de documents liés aux missions en mairie, pour validation par le responsable compétent
• Mettre en forme et relire les documents en vérifiant l’orthographe, la syntaxe, les références et la cohérence des informations

Les notions rédactionnelles attendues consistent à produire un écrit clair, structuré et factuel, avec une orthographe correcte et un ton adapté aux échanges administratifs.

Connaissances et savoir faire

• Connaître les principes de fonctionnement d’une mairie ; des notions en urbanisme et en état civil sont appréciées
• Utiliser les outils bureautiques courants :
  • traitement de texte, tableur et messagerie
  • être capable de prendre en main les logiciels métiers
• Appliquer les procédures et les consignes, organiser le suivi des dossiers et respecter les délais
• Rechercher une information, identifier les points à vérifier et solliciter l’agent référent en cas de difficulté
• Être à l’aise avec les démarches administratives et les opérations de caisse ; appliquer les procédures de sécurité et de contrôle

Qualités professionnelles

• Rigueur, fiabilité dans la manipulation des fonds et attention à l’exactitude des données
• Discrétion professionnelle, confidentialité, neutralité et sens du service public
• Sens de l’accueil et du service au public, écoute, patience et courtoisie
• Esprit d’équipe, adaptabilité, autonomie et capacité d’organisation

Formation et prise de fonctions

Une formation initiale de deux semaines est envisagée auprès de La Poste dès la prise de fonctions prévue le 1er décembre 2026, avant l’ouverture de l’agence communale. Les dates, le lieu et les modalités restent à confirmer avec La Poste.

La formation porte sur les opérations postales, les services financiers autorisés, les outils informatiques et les procédures de sécurité et de gestion de caisse. La date d’ouverture au public sera arrêtée avec La Poste à l’issue de la préparation de la passation.