Secrétaire des écoles/avancement de grade — Mairie d'Alata

Agent polyvalent secrétariat des écoles, accompagnement périscolaire

Grade souhaité : Adjoint administratif territorial de 2ème classe

Service : Pôle Affaires scolaires

Temps de travail théorique (selon tableau des effectifs) : 35h00

Nom Prénom du supérieur direct : FERRANDI Etienne, Maire de la commune d’Alata

Définition du poste

Met en œuvre, sous les directives des élues et élus, les politiques scolaires déclinées par l'équipe municipale.

Suit les dossiers administratifs scolaires et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.

Contribue à la bonne application des procédures administratifs auprès des partenaires internes et externes de l’établissement.

Contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’établissement en lien avec l’ensemble des acteurs de la communauté éducative.

Outils / Moyens mis à disposition

• Logiciels : Parascol (Mon espace famille) - Edumoov
• Matériels et équipements informatiques

Conditions et contraintes d’exercice du poste

Localisation du poste

Groupe scolaire Alata Pruno

Groupe scolaire Alata Trova

Horaires

Horaires réguliers, fractionnés ou décalés fixés par la collectivité avec amplitude variable en fonction des événements (fêtes d'écoles, réunions, conseils d'école, etc.), généralement compatibles avec des emplois à temps partiel

Pics d’activité liés aux inscriptions scolaires et à l’organisation d’évènements

Grande disponibilité

Environnement

Travail dans un environnement à niveau sonore important

Relations fonctionnelles

En interne

Sous la responsabilité fonctionnelle du directeur ou de la directrice d’établissement sur le temps scolaire ; sous la responsabilité directe de l'enseignant ou de l'enseignante

Sous la responsabilité directe du Maire de la commune

Relations quotidiennes avec l'équipe enseignante (direction, autres enseignants), avec le responsable direct de la collectivité et les personnels périscolaires et les enfants

Relations quotidiennes avec les parents, relations ponctuelles avec les personnels des équipes spécialisées,

Relations régulières ou occasionnelles avec les différents acteurs locaux

Relations avec les agents du service

Relations constantes avec le donneur d'ordre

En externe

Contacts réguliers avec les partenaires et parents d’élèves

Utilisation de véhicule pour l’exercice des activités

Détermination des véhicules nécessaires :

VL personnel ((déplacement sur le territoire CAPA)

Permis nécessaires et détenus par l’agent :

Permis détenu(s) par l’agent (cocher la/les cases) : Permis B1

Activités du poste

Activités principales Tâches associées

Accueil téléphonique et physique des élèves, des parents et des partenaires de l’établissement.

• Identifier les besoins
• Prendre en compte les différences des enfants en cohérence avec le règlement intérieur
• Être à l'écoute et savoir dialoguer
• Savoir s'adapter à la diversité sociale et culturelle des familles
• Conseiller les usagers sur les procédures internes aux écoles

Participation aux tâches matérielles et aide à la gestion des moyens matériels des écoles.

• Aide au recensement et à la gestion du matériel pédagogique, des fournitures scolaires
• Commande les fournitures scolaires-

Gestion des inscriptions des élèves

• Gestion des inscriptions : prise en compte des avis du Maire,
• Gestion des relations avec les familles retenues
• Gestion des multi inscriptions
• Suivi de la complétude des dossiers
• Suivi des statistiques des inscriptions et de toute demande spécifique
• Reporting des réponses, relances …
• Création du dossier élève
• Édition des listes de classes
• Gestion des renouvellements d’inscriptions

municipales

Gestion de la base élèves : Mon espace famille et Edumoov

• Saisie et mise à jour de la base élèves
• Mise à jour des dossiers des élèves, des fiches familles
• Gestion des départs et entrées dans la base (mouvements avec fiche)
• Tableau suivi des mouvements d’élèves
• Établir diverses attestations

Aide à la réalisation des différentes tâches administratives qui incombent au directeur d’école.

• Contribue aux travaux de secrétariat (courrier, enquêtes, téléphone, tenue des effectifs, classement de dossier, archivage, réalisation de commandes)
• Aide à la constitution de dossiers administratifs à destination des élèves et de leurs familles (certificats de scolarité, de radiation, formulaires divers)
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Appui à la rédaction et partage avec les parents des informations relatives à la vie de l’école
• Prise de notes occasionnelles en réunion

Participation au fonctionnement de l’école dans ses aspects de gestion et d’administration

• Mettre en forme des documents destinés à l’affichage, aux enseignants ou aux élèves, aide au déroulement des exercices de sécurité

Accompagnements ponctuels d’élèves.

• Assurer la sécurité des enfants lors des déplacements pendant le temps scolaire
• Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité relatives aux enfants
• Assurer les premiers soins sur instruction et sous la responsabilité de l'enseignant ou l'enseignante
• Alerter les services compétents en cas d'accident

Surveillance ponctuelle des élèves dans la cour de récréation.

• Assurer la sécurité des enfants
• Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité relatives aux enfants
• Assurer les premiers soins sur instruction et sous la responsabilité de l'enseignant ou l'enseignante
• Alerter les services compétents en cas d'accident