Agent administratif Accueil / Assistance des services sur certaines missions — Mairie de Loire-sur-Rhône

MISSIONS

Vous êtes chargé(e) de l’accueil de la Mairie et de l’assistance auprès des services :

ASSURER L'ACCUEIL ET RENSEIGNER TOUT TYPE DE PUBLIC :

• Accueil physique et téléphonique des administrés (tableau de bord de fréquentation),
• Recevoir, filtrer et orienter les appels - identifier, gérer la demande et son degré d’urgence,
• Recueillir les réclamations et signalements, les enregistrer et les transmettre au service concerné,
• Savoir donner les renseignements de 1er niveau dans divers domaines : urbanisme, état civil, funéraire, élections, etc.,
• Gérer les clés des salles communales avec les associations et les élus (départ/retour),
• Produire les photocopies des écoles et des associations (gestion du papier des associations stockés en mairie)

ASSURER LA GESTION DU SECRETARIAT GENERAL :

• Assurer la gestion du courrier arrivé et départ,
• Gérer la boite mail « générale » de la mairie,
• Organiser les agendas et rendez-vous en fonction des priorités des élus et des responsables des services,
• Afficher les arrêtés préfectoraux avec le suivi des procès-verbaux d’affichage à transmettre,
• Etablir les dossiers de parrainage civil, les attestations d’accueil, le recensement citoyens,
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la commune pour les administrés (planning, courrier, état des lieux, nettoyage des salles, etc.),
• Gérer les domiciliations (remise des courriers à l’administré),
• Suivre et établir les commandes de fournitures diverses ( pharmacie, administratives, papiers, etc.),
• Établir des cartes de déchetterie,
• Assistant des services (en soutien ou en cas absence des agents pour l’ensemble des services de la commune) :
• Enregistrer sous oxalis, numériser les dossiers papiers, et vérifier les demandes d’autorisation d’urbanisme : permis de construire, permis d’aménager, déclaration préalable, certificat d’urbanisme, etc.,
• Envoyer les arrêtés de décisions, courriers types aux pétitionnaires (pièces complémentaires),
• Etablir des actes d’état civil (naissance, décès, mariage, Pacs),
• Afficher et diffuser l’information via différents supports de communication (site internet, réseaux sociaux),
• Rédiger la saisie de documents de forme et contenus selon les demandes des services, pour l’ensemble des services,
• Mettre en forme des courriers

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

• Être un appui à l’agent en charge de la gestion des élections (en période électorale),
• Aider les services pour la création d’affiche et flyers (mise en forme), en collaboration avec l’agent en charge de la communication,
• Diffuser des informations en rapport avec les événements des services « bibliothèque » et « Ecole de musique »

PROFIL

• Expérience sur des fonctions similaires souhaitées,
• Avoir une posture adaptée à l’accueil du public (administrés, associations, élus …)
• Polyvalence et capacité d’adaptation,
• Savoir prioriser les demandes des différents interlocuteurs,
• Capacité à rendre compte à la hiérarchie et à alerter en cas de difficulté
• Capacité à travailler en équipe,
• Aptitudes transversales envers les différents interlocuteurs,
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité,
• Dynamisme, rigueur, sens de l’organisation, ponctualité,
• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales
• Connaître les missions des administrations et partenaires publics
• Connaitre les techniques de rédactions administratives, très bonne maitrise du français, orthographe, grammaire (rédaction de courriers administratifs)
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, Wordpress, Canva, etc..)
• Maitrise des logiciels métiers souhaité : Berger Levrault, JVS

CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE

• Temps complet : 35h par semaine
• Horaires d’ouverture de la mairie :

Lundi, jeudi : 8h30-12h00 / 13h30-17h

Mardi : 8h30-12h00 / 13h30-18h

Mercredi : 08h30-12h00

Vendredi : 8h30-12h00 / 13h30-16h

• Pas de télétravail possible,

REMUNERATION

• Rémunération selon les règles statutaires du cadre d’emploi des adjoints administratifs,
• Régime indemnitaire : RIFSEEP (IFSE-CIA)
• Heures supplémentaires pouvant être récupérées ou rémunérées,
• Titres restaurants de 9 €, financés à 60 % par l’employeur, au-delà de 3 mois d’ancienneté,
• Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics,
• Participation employeur à la prévoyance (10€) et la santé (15€),
• Prime de fin d’année versée en deux fois soit au total 1304€
• Adhésion au CNAS et au COS