Agent administratif — Communauté de communes Osartis Marquion

Mission principale :

Assurer le secrétariat du service jeunesse

• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique du service (courriers, rapports, notes) et s’assurer de leur suivi en interne)
• Assurer la relation téléphonique ou physique des usagers, des fournisseurs, des prestataires
• Organiser les réunions de service et leur bienséance (invitations, comptes-rendus)
• Assurer l’archivage, le tri et le classement des documents papier et sur serveur
• Etablir des devis visant au bon déroulement matériel, technique et pédagogique des dispositifs jeunesse, réaliser des bons de commande et suivi des factures
• Réaliser des commandes, veiller à la distribution effective sur les sites
• Garantir le suivi budgétaire et administratif du service jeunesse en cas d’absence de la responsable jeunesse
• Assister la responsable jeunesse dans diverses tâches logistiques. (Retrait de marchandises et distribution sur site, Soutien technique lors des présentations, Participation à la gestion des stocks)
• Être la Personne relais entre les équipes d’animation et la responsable jeunesse

Participer au rayonnement du service jeunesse:

• Participer à l’élaboration des supports de communication du service
• Participer à l’organisation de réunions diverses avec les partenaires et aux événements (forums, salons, réunions d’information …)

Mission secondaire

• Apporter une aide occasionnelle à la responsable jeunesse dans la mise en place des Accueils de Loisirs Sans Hébergement, des Séjours de Vacances et l’aide au BAFA/BAFD

Les "savoirs" :

• Connaissance indispensable de l’outil informatique et des logiciels (Word, Excel, Outlook)
• Savoir mettre en forme des documents et savoir prendre des messages
• Connaissance générale indispensable de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe)
• Connaissances de l’environnement institutionnel et des acteurs de la jeunesse
• Savoir gérer l’information et la diffuser
• Serait un plus de connaitre l’organisation et du fonctionnement de la Communauté de Communes, les règlementations concernant l’Accueil Collectif de Mineurs ou être en capacité de s’y référer
• Connaissances du secteur de l’animation

Les "savoir-faire" :

• Savoir accueillir le public au téléphone et sur place avec gentillesse et politesse en toutes occasions
• Recevoir, filtrer et orienter les appels, être en mesure de gérer un standard téléphonique
• Savoir renseigner sur l’organisation de la Communauté de Communes
• Savoir désamorcer des relations conflictuelles, savoir apaiser les tensions
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité d’écoute et de travail en équipe
• Capacité d’organisation, d’anticipation et de réactivité

Les "savoir-être" :

• Goût du travail en équipe, capacités d’adaptation
• Qualités d’accueil / présentation soignée et sourire
• Réactivité et disponibilité
• Autonome, responsable, polyvalent
• Force de propositions
• Dynamique, disponible
• Discrétion et respect de la confidentialité