Agent administratif du service assainissement et assistant de direction — Comco Porte du Jura

Sous l’autorité du directeur des Services Techniques, l’agent sera amené à :

1. Gérer la partie administrative et comptable du service assainissement

• Accueil téléphonique des usagers, partenaires et entreprises,
• Communiquer des informations générales sur l’assainissement collectif et non collectif,
• Gérer l’agenda et les rendez-vous techniques,
• Rédiger des courriers, notes, documents de synthèse, en collaboration avec le DST et/ou les techniciens,
• Elaborer et suivre, conjointement avec le DST et/ou les techniciens, des outils relatifs à la planification des congés, des astreintes,
• Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus,
• Gérer le suivi des dossiers administratifs et techniques, les classer, les trier, etc
• Réaliser et gérer des outils de suivis d’activités comme des tableaux de bord,
• Gestion administrative des demandes (certificats d’urbanisme, avis sur demandes de permis de construire…),
• Saisie des données d’autosurveillance sur les portails réglementaires,
• Rédaction, en lien avec le technicien référent, des arrêtés d’autorisations de déversement d’effluents non domestiques,
• Rédaction des rapports annuels sur le prix et qualité des services, en collaboration avec les techniciens et le directeur des services techniques,
• Assurer le suivi comptable du budget annexe assainissement,
• Suivre et assurer la facturation de la redevance assainissement

2. Assistance de la direction des services techniques

Gestion administrative :

• Assurer le secrétariat du DST : gestion du courrier (entrée/sortie), mise en forme et rédaction de documents, notes, rapports et comptes rendus,
• Assurer la gestion du courrier entrant en lien avec l’accueil de la CCPJ, rédaction de courriers sortants en lien avec le DST,
• Organiser et mettre à jour les dossiers et archives du service (documentation technique, marchés publics, demandes administratives, autorisations diverses),
• Planifier les réunions et rendez-vous, gérer l’agenda du DST,
• Suivre administrativement les contrats de prestations et de maintenance (renouvellements, échéances),
• Assurer la gestion administrative du parc matériel et des équipements du service (inventaire, suivi des contrôles réglementaires),
• Suivre le processus décisionnel en lien avec l’assemblée délibérante et la réunion de coordination

Gestion des demandes de travaux (demandes externes) :

• Participer à la constitution des dossiers de demandes d'autorisations de travaux : DT, DICT, conventions d’occupation du domaine public, autorisations diverses, déclarations préalables
• Renseigner et envoyer les déclarations d'ouverture ou d’achèvement de chantier, en collaboration avec le DST

Gestion des demandes de travaux (demandes internes) :

• Elaborer et suivre, conjointement avec le DST, des outils relatifs aux demandes de travaux interne
• Assurer une communication précise auprès des demandeurs (accusé de réception des demandes, validations des demandes, information sur la réalisation des travaux etc.)

Gestion comptable :

• Suivre les marchés publics du service : bons de commande dans le cadre des marchés, suivi des avenants, suivi de l’exécution financière, tableaux de bord
• Participer à la préparation du budget du service (saisie des besoins, prévisions annuelles, arbitrages)
• Participer à la constitution des dossiers de demandes de subventions en lien avec le DST et l’agent référent