Agent administratif polyvalent — Mairie de Mazères-Lezons

Activités principales :

Sous l’autorité du Maire et sous la responsabilité du Directeur général des services, vous serez chargé(e) plus particulièrement des missions suivantes :

• Accueil et secrétariat courant : accueil physique et téléphonique du public, enregistrement des messages et transmission, rédaction de courrier, mise en forme et édition de documents administratifs, archivage
• Etat civil : préparation et délivrance des actes d’état civil, actes de naissance, mariage, décès, PACS, et contribution à l’organisation logistique des cérémonies,
• Elections : gestion des demandes d’inscription sur la liste électorale,
• Gestion du cimetière communal : mettre à jour les informations dans le logiciel (concessions, reprises, …),
• Urbanisme : vérification de la composition des dossiers de demandes d’urbanisme (DP, PA, PC, CU…), réception et enregistrement des dossiers sur le progiciel, transmission au service instructeur, tenue d’un calendrier avec les délais, mise à la signature des arrêtés, affichage de la décision et transmission à la Préfecture, suivi, classement des dossiers d’urbanisme,
• Autorisations administratives : gérer les demandes d’autorisation (voirie, débit de boissons, recensement militaire,…),
• Suivi de l’affichage légal,
• Gérer la location des locaux municipaux,
• Gestion des fournitures administratives : suivi des stocks, réapprovisionnement, commandes auprès des fournisseurs,
• Communication : rédaction et création de posts sur les réseaux et sur le panneau d’affichage lumineux de la commune et l’application (CityAll), réalisation de supports de communication en lien avec les élus en charge de la communication

Compétences :

• Formation souhaitée aux métiers administratifs en collectivités territoriales (DU MAGT, APACC,…),
• Connaître l’environnement territorial, les règles de fonctionnement et processus de décision d’une collectivité,
• Bonne connaissance du cadre réglementaire des actes administratifs : urbanisme, état civil, élections, etc.,
• Connaître les logiciels de gestion de l’état-civil, de l’urbanisme (CLICMAP), des élections (AGEDI),
• Connaissance des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel…) et du logiciel métier AGEDI,
• Maîtriser les techniques de rédaction administrative, de secrétariat (prise de notes, …), et d’accueil du public,
• Connaître les méthodes de classement et d’archivage,
• Sens du service public,
• Respect de la confidentialité,
• Savoir travailler en équipe,
• Posséder de bonnes qualités relationnelles : capacité d’écoute, de dialogue,
• Savoir rendre compte,
• Savoir s’organiser et gérer les priorités

Conditions d’exercice :

• Devoir de réserve et sens du service public,
• Relations avec les élus et les administrés,
• Garant de l’image du service public de la commune,
• Cycle de travail de 37H00 (avec ARTT),
• Horaires de travail définis selon les plages d’ouvertures au public,
• Rémunération statutaire + RIFSEEP + participation santé et prévoyance