Secrétaire du lycée professionnel maritime de Ciboure (H/F) — Direction Interrégionale de la Mer Sud Atlantique

Le poste de secrétaire est un poste clé pour le bon fonctionnement de l'établissement scolaire, à l'interaction interne des différents services qui le composent et en relation avec les interlocuteurs externes.

Il vient en appui au chef d'établissement et à l'équipe de direction.

Secrétariat :

• Gérer le planning de rendez-vous et le secrétariat du directeur et contrôler les échéances
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité et le traitement du courrier et des courriels
• Gérer des dossiers spécifiques et des événements en lien avec l'activité de l'établissement, en fonction des besoins des différents services
• Préparer et organiser les séances du conseil d'administration, y compris prise de note et rédaction du procès-verbal et lien avec les autorités de contrôle
• Gestion des dossiers de bourses nationales et du Fonds Social Lycéen (FSL)
• Participer activement à la promotion de l'établissement et des métiers de la mer : communication, cartes de voeux, collecte taxe d'apprentissage, journées portes ouvertes, etc
• Participer et rédiger le compte-rendu de la réunion pédagogique bimensuelle, diffusion du compte-rendu du CODIR
• Archiver physiquement et électroniquement les documents traités
• Aide ponctuelle à l'accueil physique et téléphonique du lycée des différents interlocuteurs
• Au besoin, assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation de supports écrits et assurer la prise de notes et la rédaction de compte-rendu des réunions

Gestion des ressources humaines :

• Gestion du personnel (contrat de travail et mise en paiement, arrêt maladie, suivi médical, avancement-promotion, mobilités, demande de formation, état des grévistes...)
• Suivi des élections professionnelles, compte épargne temps (CET), forfait mobilités durables (FMD)
• Gestion des déplacements et missions des agents
• Gestion des dossiers contentieux
• Mise à jour et transmission du livret d'accueil, de l'organigramme et des listes du personnel
• Centralisation et aide au traitement/archivage des dossiers RH de l'ensemble des agents de l'établissement en lien avec les N+1

Liaison hiérarchique :

Le poste de secrétaire de direction est positionné auprès du Directeur et est en lien direct avec l'équipe de direction : Directeur, Directeur Adjoint, Secrétaire Générale et Conseillère Principale d'Éducation.

• Interlocuteurs internes : Équipe de direction, documentaliste, infirmière, vie scolaire, enseignants, élèves et Formation Continue
• Interlocuteurs externes : directions et services des tutelles, partenaires de l'établissement, familles, service social maritime, autres établissements

Compétences opérationnelles :

• Accueillir et prendre des messages
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger et mettre en forme les documents
• Accueillir les populations concernées
• Travailler en équipe
• Structurer son travail
• Savoir planifier et respecter les délais
• Utiliser les outils bureautiques
• Savoir gérer les aléas,
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Savoir rendre compte
• Apporter des réponses à des besoins spécifiques
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques : pack office, messagerie, pronote, orchidée, résana..

Compétences relationnelles :

• Discrétion et confidentialité
• Sens de l'organisation, respect des échéances
• Savoir travailler en transversalité
• Capacité d'adaptation et polyvalence
• Réactivité,
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

Connaissances :

• Organisation du système éducatif, notions de fonctionnement des instances en établissement public local d'enseignement
• Techniques de communication écrite et orale, bon rédactionnel et orthographe