Agent administratif polyvalent — Mairie de Tourcoing

 L’accueil du public

• Accueil téléphonique
• Accueil physique
• Information et orientation des usagers dans leurs démarches administratives
• Explication des procédures, des pièces justificatives nécessaires et des délais de traitement
• Gestion des situations difficiles et des demandes particulières, dans le respect des règles de neutralité et de confidentialité
• Faciliter le parcours de l’usager par le biais de l'accueil et de la délivrance d'actes dans le cadre du guichet unique

 La gestion des actes d’état civil

• Traitement des demandes d’actes d’état civil
• Vérification par voie électronique des données d’état civil via la plateforme COMEDEC
• Enregistrement des déclarations de naissances et décès, des reconnaissances, des choix de nom, des changements de nom et des changements de prénom
• Transcription d’adoption plénière ou jugement déclaratif
• Enregistrement des mariages
• Gestion du papier timbré
• Classement et archivage des dossiers et documents d’état civil

 L’enregistrement des déclarations de naissances, reconnaissances et décès

• Vérifier les documents et justificatifs remis par les déclarants
• Avant l’enregistrement, analyser :

o Si audition nécessaire en cas de suspicion de reconnaissance frauduleuse

o Le nom à transmette à l’enfant selon la situation

• Pour les naissances et reconnaissance, expliquer le choix du nom aux parents
• Saisir les données sur le logiciel Mélodie
• Envoi et réception des avis de mention
• Envoi et réception des transcriptions
• Imprimer et faire signer le papier timbré

 La gestion des mariages

• Remise et réception des dossiers de mariage français et étrangers
• Contrôle des pièces d’identité, des justificatifs de domicile ou de résidence et des pièces d’état civil
• Suivi et relance des dossiers
• Gestion de l’agenda des cérémonies (mariages, jubilés et parrainages)
• Préparation des différentes cérémonies :

o Préparation matérielle des dossiers et documents nécessaires à la célébration

o Compléter les diplômes mariages, jubilés et parrainages

• Transmission et suivi de l’agenda au Cabinet du Maire pour la recherche de l’élu qui célébrera la cérémonie
• Assistance de l’élu lors des mariages par roulement
• Intégration du pool « mariage » pour les cérémonies du samedi

 L’enregistrement des PACS

• Analyse des pièces produites
• Enregistrement des PACS
• Saisie des modifications ou dissolutions
• Envoi des avis de mention
• Apposition des mentions de PACS

 Les rectifications administratives et jugements

• Rectifications sur les actes suite aux erreurs administratives
• Analyse avant recevabilité des :

o Jugement de divorce

o Changements de régime matrimonial

o Modifications du répertoire civil

o Mentions nationalité

o Jugement d’adoption simple

o Jugement d’annulation d’acte

• Suivi des demandes jusqu’à leur traitement définitif

 Les livrets de famille

• Réceptionner et traiter les demandes de livrets de famille (création, duplicata ou complément)

 Les permanences

• Tenir la permanence de déclarations de naissances et reconnaissances à l’hôpital DRON (double registre)

 L’état civil quotidien

• Etablir et diffuser quotidiennement la liste des naissances, décès et mariages