Agent d'accueil administratif – chargé de la communication — Mairie de Neuville-sur-Sarthe

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE

• Accueillir, informer et orienter les usagers en garantissant un accueil de qualité

COMMUNICATION

• Travailler en collaboration avec les élus
• Conception et mise en œuvre des bulletins communaux
• Gestion du site internet, des réseaux sociaux et de l’écran extérieur
• Conception des différentes invitations et affiches
• Coordination des manifestations organisées par la commune
• Information auprès des journalistes correspondants
• Déclarer les manifestations auprès de la SACEM et de la Préfecture
• Préparer les élections des membres du Conseil municipal Enfants

REFERENT BATIMENTS

• Gestion des sinistres sur les bâtiments communaux
• Assurer une présence dans les bâtiments communaux
• Contrôler l’état des bâtiments communaux
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité
• Assurer une bonne communication avec les associations
• Élaboration des devis et passation de commandes pour les petites fournitures

FORMALITES ADMINISTRATIVES

• Gestion journalière de la boîte mail : réception, traitement, orientation et suivi des mails, transmission des demandes aux interlocuteurs concernés et veiller au respect de réponse
• Traiter les demandes courantes, rédiger et enregistrer les courriers et les arrêtés
• En remplacement :
• Urbanisme : Enregistrer les demandes, délivrer les documents d’urbanisme et assurer le suivi des dossiers
• Cimetière : Procède à l’enregistrement des décès, délivre les titres de concessions funéraires
• État civil : Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance anticipée, décès…), délivrer sur demande des extraits de registres, délivrer les attestations pour le recensement militaire
• Périscolaire : Enregistrement des inscriptions et des absences des enfants sur le logiciel, accompagner les parents d’élèves pour assurer une bonne utilisation de la plateforme BL Enfance

PROFIL

• Expérience en collectivité territoriale exigée

COMPETENCES TECHNIQUES

• Bonne connaissance des enjeux et des outils de communication souhaitée
• Bonne maîtrise des réseaux sociaux vivement recommandée
• Maîtriser les outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, le publipostage…
• Maitrise de l’expression écrite et orale
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la FPT
• Prise de notes
• Réception, traitement et diffusion de documents, d’informations
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
• Gestion et suivi d’une procédure
• Faire des propositions pour améliorer la qualité du service rendu
• Suivi des dossiers administratifs
• Savoir rechercher et diffuser des informations
• Garantir la bonne application des consignes et procédures
• Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
• Être en capacité de rendre compte à sa hiérarchie

COMPETENCES D’ORGANISATION

• Organisation et gestion des priorités
• Méthodologie de classement et d’archivages
• Polyvalence et rapidité d’exécution appréciées
• Apprécier le contact avec le public