Agent du Protocole H/F — Région Grand Est

Missions de la Direction :

Le service Cérémonies officielles et réceptions planifie et pilote la mise en place de prestations dans le cadre de l’organisation de manifestations de l’institution (séance plénière, commission permanente, commissions techniques, déjeuners et diners officiels, colloques, salons, réceptions, séminaires, …). Il supervise les prestataires externes et anticipe les besoins pour veiller à la bonne organisation de la prestation.

Ce service est en charge du suivi administratif et financier des frais de bouche pour les manifestations organisées par l’Institution (suivi des marchés traiteurs, lettres de commande, …).

Missions du poste :

L'agent du protocole assure l’organisation des réceptions protocolaires initiées par la collectivité et l’exécutif (petit déjeuner, déjeuner, diner, …).

Il accueille les invités sur le lieu de réception, les installe et assure le service.

Il applique les règles protocolaires.

Il a une connaissance approfondie des règles et des techniques du service.

Il assure le suivi des commandes et vérifie les facture en appui de la gestionnaire.

Activités :

• Gérer et suivre les demandes de prestations : Être force de proposition sur la nature de la prestation à mettre en place et son exécution
• Assurer le lien avec les services intérieurs et les partenaires externes (fournisseurs, restaurants, …) :Planifier ses activités en lien avec les autres services de la collectivité
• Commander des prestations : Appliquer les règles des marchés publics lors des commandes
• Préparer et réaliser des prestations de restauration telles que des cocktails, des repas, des collations, des buffets, des petits déjeuners (dressage des mets, mise en place des tables et service)
• Mettre en place des accueils café et approvisionner en boissons dans les salles de réunion
• Préparer et dresser les tables avant chaque service
• Servir les invités sur les lieux de réceptions dans le respect des règles protocolaires et de bienséance
• Officier sur l’ensemble des sites administratifs voire à l’extérieur
• Participer à l’élaboration d’un menu (choix, accords mets et vin, élaboration des menus poser sur table)
• Gérer les espaces dédiés spécifiquement à l’usage du service et remettre en état les locaux après l’utilisation
• Effectuer la vaisselle et l’entretien du matériel utilisé pour le service
• Accueillir les traiteurs (cuisiniers et serveurs) et les prestataires lors des réceptions, coordination lors de l’événement et contrôle
• Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité alimentaire en assurant un suivi rigoureux des stocks de matériel et de fournitures
• Élaborer des tableaux de suivi des stocks : Épicerie, Cave à vin, matériel lié à l’activité du service
• Au regard de la gestion des stocks, garantir un état des stocks adapté au fonctionnement du service en initiant les commandes nécessaires à l’activité
• Élaborer des tableaux de suivi de prestations
• Vérifier les devis
• Contrôler les lettres de commande et les bons de commande avant la notification aux prestataires
• Contrôler les factures après les prestations et les transmettre au service comptable
• Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations

Relations hiérarchiques :

Rattachement hiérarchique au Chef de service Cérémonies officielles et réceptions.

Conditions particulières :

Déplacement sur le territoire de la Région Grand EST.

Avantages :

Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)

Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)

Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)

Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)

Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site

Savoir :

Devoir de réserve et de discrétion professionnelle

Avoir une formation dans le domaine de l’hôtellerie restauration

Maitrise des outils bureautiques

Connaissance des règles protocolaires et de bienséance

Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions

Connaitre le territoire

Être au fait de l’actualité territoriale

Méthodes et usages de la collectivité : procédure, formulaire et organigramme

Us et coutumes cultuelles (salutations, comportements, art de la table, produits alimentaires)

Procédures administratives

Connaissance approfondie dans le fonctionnement des marchés publics

Connaissance approfondie des règles des finances publiques (contrôle des devis, des factures)

Savoir-faire :

Rendre compte des activités et du respect des procédures

Hiérarchiser les priorités

Connaissance approfondie de l’accueil et du travail en salle

Organisation méthodique du travail et gestion du temps

Capacité à travailler en transversalité

Aptitudes relationnelles

Capacité d’adaptation

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être :

Attitudes de service et tenue irréprochable

Rigueur

Discrétion/réserve

Diplomatie

Polyvalence

Sens de l’écoute

Être organisé

Être disponible

Respecter sa hiérarchie

Capacité à travailler en équipe

Réactivité

Dynamisme

Sens de l’observation