Assistanat secrétariat - secrétariat F/H — AP-HP. Centre - Université Paris Cité · Réf. APHP_2026-24475

L’Assistante Médico-Administrative a pour mission le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives concernant les patients dans les domaines du secrétariat médical : gestion administrative des dossiers des patients, optimisation de l’activité médicale du service, gestion privilégiée des relations avec les usagers, les médecins et les équipes de soins, gestion sécurisée de l’information médicale du dossier patient.

Elle contribue à la qualité de l'accueil, au bon fonctionnement du secrétariat médical et à l'organisation de l'activité médicale du service.

Missions permanentes :

• Assurer le secrétariat médical des praticiens du service
• Gérer les agendas médicaux et les consultations
• Préparer des consultations en amont
• Envoyer des courriers de consultations aux médecins correspondants
• Gérer les emails reçus de la part des médecins et des patients ou de l’administration
• Recevoir, ouvrir et répartir le courrier
• Gérer les RDV en appui au centre d’appel du Centre de Diagnostic et en assurer leur suivi
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Accueillir les patients physiquement et par téléphone
• Informer, orienter et accompagner les patients dans leurs démarches
• Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs et médicaux
• Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers, comptes rendus et documents médicaux dans les logiciels utilisés dans le service (Nadis, Orbis)
• Gérer et archiver les dossiers médicaux
• Appliquer les procédures institutionnelles et réglementaires du droit du patient, à accéder à son dossier
• Participer aux réunions organisées dans le service, aux projets institutionnels et à la démarche de projets de service et du DMU

Missions spécifiques :

• Assister les médecins du service dans la gestion de leur courrier, de leur agenda professionnel, de l’organisation de déplacements (congrès), de la mise en page de documents (articles, thèses, etc.)
• Gérer le planning des médecins, en concertation directe avec l’équipe et le Chef de Service
• Participer à l’organisation des staffs, réunions médicales et formations
• Participer à l’accueil des internes, étudiants et stagiaires
• Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation du secrétariat

Missions ponctuelles :

• Assurer la continuité du secrétariat en cas d’absence d’une collègue

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Connaissance de la réglementation des archives, des droits des patients, de l'organisation et du fonctionnement interne de l'hôpital

QUALITES REQUISES

• Respect du secret médical, de la confidentialité, des droits des patients et de la sécurité de l'information, devoir de réserve
• Qualité d'accueil, d'écoute et d'orientation, capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités
• Conscience et rigueur professionnelle, disponibilité, assiduité, ponctualité, dynamisme, calme, esprit d'équipe et d'initiative, respect de sa hiérarchie, capacité à se former et à évoluer
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Bonne maitrise des logiciels hospitaliers (Orbis, Nadis)
• Expérience professionnelle multidisciplinaire
• Secrétariat et gestion administrative
• Bac professionnel ou général secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)