Assistant de direction référent administratif et financier De la Direction de l’Architecture (h/f) — Mairie de Romainville

Commune de 37 224 habitants (surclassée 40 000 à 80 000 habitants) de l’Est parisien en fort développement, reliée à Paris directement par la ligne 11, membre de l’Établissement Public Territorial Est Ensemble, la Ville de Romainville met en œuvre une transformation écologique et sociale ambitieuse, avec la volonté de faire autrement : favoriser la construction collective des politiques publiques (élus, agents municipaux, tissu associatif, habitants) et veiller à la transparence des décisions.

Pour accompagner cette dynamique, Romainville recrute :

Un.e Assistant.e de direction - référent.e administratif.ve et financier.e de la Direction de l’Architecture

à temps complet

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (B)

(Poste ouvert dans les conditions statutaires aux titulaires et aux contractuels)

Au sein du service Architecture, l’assistant(e) de direction assure une fonction de référent administratif et financier et constitue un appui direct à la direction dans le pilotage quotidien du service.

Il/elle assure notamment la sécurisation administrative des dépenses, le contrôle des pièces financières avant transmission à la Direction des finances, le suivi des circuits de validation et l’interface avec les services financiers de la collectivité. Mettre en place les outils de pilotage administratif (reporting, faisabilité budgétaire…)

Il/elle élabore et actualise des tableaux de bord administratifs et financiers, collecte, consolide, fiabilise les informations transmises par les chefs de projet et prépare des synthèses destinées à la direction.

Il/elle assure également la coordination administrative de la direction : organisation des instances de pilotage, préparation des COTECH et COPIL, production des tableaux de suivi et des supports de présentation.

Véritable point d’appui de la direction et des équipes, il/elle contribue à fluidifier les procédures, à fiabiliser l’information et à anticiper les échéances.

Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la directrice de l’architecture, vous assurez une fonction de référent administratif et financier, c’est-à-dire que vous :

• mettez en place et tenez à jour les outils de suivi nécessaires au pilotage administratif et financier du service
• assurez le suivi administratif et financier des opérations en lien avec les chefs de projet et les agents du service
• alertez sur la conformité et la complétude des pièces avant transmission à la Direction des finances et sur la cohérence des pièces avec les engagements et marchés concernés
• suivez les dossiers jusqu’à leur prise en charge par la Direction des finances
• assurez l’interface avec les services financiers et répondre à leurs demandes
• suivez les rejets, blocages et demandes de compléments
• alertez la direction sur les difficultés susceptibles d’avoir un impact sur les délais de paiement ou l’exécution des opérations

En appui au suivi des opérations et des marchés, vous :

• assurez le suivi administratif des marchés et des engagements
• vérifiez la cohérence des documents transmis par les entreprises, maîtres d’œuvre, bureaux d’études et autres prestataires
• participez au suivi des échéances administratives et financières des opérations
• assurez le classement et l’archivage des documents
• préparez les supports de décision pour la direction (PowerPoint, Excel, PPT/EXCEL/KPI…)

Quant à l’organisation et la coordination de la direction, il s’agit de :

• préparer les dossiers nécessaires aux réunions
• gérer et organiser l’agenda de la direction
• organiser les rendez-vous et réunions avec les interlocuteurs internes et externes
• organiser les COTECH, COPIL et réunions de pilotage des opérations
• assurer le suivi des décisions et des actions à mettre en œuvre
• préparer les comptes rendus, relevés de décisions et documents de synthèse

Au niveau de la Préparation des outils de pilotage et d’aide à la décision, vous :

• élaborez et actualisez des tableaux de bord administratifs et financiers
• collectez, consolidez et fiabilisez les informations transmises par les chefs de projet
• préparez des synthèses destinées à la direction
• concevez et mettez en forme des présentations PowerPoint, notamment pour les réunions de direction COTECH, COPIL et instances
• mettez en forme des documents d’aide à la décision
• assurez la mise à jour des documents de pilotage du service

L’interface et la circulation de l’information, il s’agit de :

• constituer un point d’entrée administratif pour les interlocuteurs du service
• faciliter la circulation de l’information entre les équipes opérationnelles, la direction et les directions supports
• assurer une interface privilégiée avec la Direction des finances

Compétences et qualités requises

De formation administrative, financière ou gestion, vous disposez idéalement d’une expérience dans une collectivité territoriale ou dans un environnement technique nécessitant rigueur, coordination et suivi administratif.

Une expérience dans le suivi financier de marchés publics, de travaux ou d’opérations de bâtiment serait particulièrement appréciée.

Au-delà des compétences techniques, le poste nécessite une personne fiable, discrète, organisée, disponible et dotée d’un excellent sens relationnel, capable de devenir rapidement un véritable relais de la direction.

Vous devez être en mesure de travailler avec autonomie, de prendre en charge des dossiers, d’anticiper les échéances et d’alerter la direction lorsque la situation le nécessite.

Il s’agit d’une fonction d’appui à la direction, de coordination administrative et de sécurisation financière, nécessitant autonomie, capacité d’analyse, maîtrise des procédures et aptitude à travailler avec l’ensemble des acteurs du service et des directions supports.

Pour compléter :

• La connaissance des outils comptables (Ciril de préférence ou équivalent)
• Appétence pour l’analyse financière
• Produire des tableaux de suivi et des documents de synthèse
• Identifier une anomalie ou une incohérence dans un dossier
• Suivre plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances
• Maîtriser les outils bureautiques, notamment Excel, Word, PowerPoint et Outlook
• Travailler de manière autonome tout en assurant un reporting régulier
• Contrôler et analyser des pièces administratives et financières
• Sens aigu de l’organisation et de l’anticipation
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Diplomatie et qualités relationnelles
• Esprit d’initiative
• Capacité à alerter et à faire remonter les difficultés de manière pertinente

Conditions :

37h30 par semaine du lundi au vendredi - 15 RTT + 25 jours de congés

Télétravail possible

Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle

Titres-restaurant et restaurant pour le personnel (cuisine 100% fait maison, bio, locale et de saison)

Participation à la mutuelle (si labellisée)

Possibilité d’adhérer à un contrat de groupe Prévoyance

Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d’œuvres sociales