Assistant du pôle valorisation du patrimoine (h/f) — Mairie de Vélizy-Villacoublay

Sous la responsabilité du Directeur adjoint du pôle Valorisation du Patrimoine, vous êtes chargé de :

• Assurer le suivi administratif du Pôle :
• Rédiger et diffuser les actes administratifs des directions du pôle
• Gérer les demandes de déménagement des administrés : rédiger et transmettre les courriers et arrêtés, puis les enregistrer dans le logiciel ASTECH
• Recenser les délibérations à inscrire à l’ordre du jour du Conseil municipal et les enregistrer dans le logiciel métier
• Gérer les commandes de fournitures bureautiques pour les agents du Pôle
• Assurer le suivi des demandes d’intervention :
• Gérer la boîte mail de la Direction des Services techniques : réceptionner, analyser et traiter les demandes
• Gérer les demandes d’intervention via le logiciel ASTECH : les orienter vers les directions concernées et alerter les techniciens en cas d’urgence
• Assurer l’accueil physique et téléphonique :
• Gérer le standard : réceptionner les appels, prendre les messages et orienter les appels vers les différents services
• Gérer l’accueil physique : accueillir le public, le renseigner ou l’orienter en fonction de la demande
• Travailler en binôme avec la seconde assistante du pôle et réaliser ses missions principales pendant ses congés :
• Gérer l’agenda du Directeur de Pôle
• Préparer les ordres du jour des réunions techniques et veiller à la préparation des dossiers
• Distribuer le courrier et assurer le suivi des réponses
• Suivre les demandes reçues via le logiciel de Gestion de la Relation Citoyen et préparer les projets de réponse
• Assurer le suivi des demandes de grues fixes et mobiles
• Assurer les missions de l’assistante de la direction de l’urbanisme durant ses congés :
• Assurer le secrétariat de la commission de sécurité des bâtiments communaux et des ERP privés
• Mettre à jour les fiches santé des bâtiments communaux à partir des rapports annuels de contrôle

Titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bac professionnel « Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités », vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et le rôle des services techniques.

Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et de secrétariat : rédaction de courriers et d’actes, bonne maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit.

Vous êtes autonome dans l’utilisation des outils bureautiques avec une maitrise d’Outlook et Word, et êtes à l’aise avec les fonctionnalités de base d’un logiciel métier.

Organisé et rigoureux, vous savez planifier votre activité, hiérarchiser vos priorités et gérer efficacement vos tâches au quotidien.

Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité. Doté de bonnes qualités relationnelles et d’un sens de la discrétion professionnelle, vous adaptez votre communication à vos interlocuteurs.

Vous faites preuve d’adaptabilité et de réactivité dans la réalisation de vos missions.