Assistant du Responsable du Pôle Juridique, Droit des sols et Affaires Générales — Mairie de Saint-André-les-Vergers

Missions principales :

Assistance administrative et organisationnelle du responsable de pôle :

• Appui quotidien au responsable du pôle dans l’organisation et le suivi des activités du service
• Préparation, mise en forme et suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers du pôle
• Suivi des échéances, des demandes internes et externes

Gestion administrative des affaires générales

• Préparation et suivi des dossiers administratifs relevant des affaires générales
• Suivi des actes administratifs, conventions, décisions, arrêtés et délibérations :

o Participation à la gestion des réunions de conseil municipal (de la rédaction des rapports à la réalisation du registre des délibérations).

o Transmission au contrôle de la légalité et publication des actes

• Participation à la préparation des dossiers soumis aux instances municipales
• Contrôle de la conformité administrative des documents produits
• Gestion et suivi des registres du Conseil municipal et d’arrêtés

Appui au domaine juridique

• Assistance dans la préparation des dossiers juridiques
• Recherche et collecte d’informations nécessaires au traitement des dossiers
• Suivi administratif des contentieux, précontentieux et demandes juridiques
• Préparation des échanges avec les conseils juridiques et partenaires extérieurs
• Suivi des procédures et des délais réglementaires

Instruction et suivi des Autorisations D’occupation des Sols, et des autres demandes annexes :

• Instruction administrative et technique des dossiers d’occupation des sols, des certificats d’urbanisme et des demandes d’enseignes, préenseignes et publicité,
• Gestion et suivi administratif des décisions
• Contrôle de la régularité et de l’achèvement des constructions et aménagements (sous réserve d’assermentation ou en lien avec une personne assermentée),
• Contrôle des travaux sans autorisation – procédure de mise en demeure, rédaction de rapports et de PV (sous réserve d’assermentation ou en lien avec une personne assermentée),
• Suivi de la Taxe d’aménagement,
• Gestion et suivi des demandes diverses des notaires / géomètres…(attestation, certificat, avis…,
• Suivi des courriers et notifications liés aux procédures d’instruction
• Participation à la mise à jour des outils de suivi des dossiers
• Relations administratives avec les pétitionnaires, services instructeurs et partenaires concernés
• Calcul et suivi de la Taxe Locale sur la Publicité Extérieure,
• Classement et archivage des dossiers

Accueil et relation avec les usagers

• Accueil physique et téléphonique des administrés,
• Information de premier niveau sur les procédures administratives et les démarches à effectuer,
• Orientation des demandes vers les interlocuteurs compétents,
• Contribution à la qualité de l’accueil et de l’information délivrée au public

Gestion du foncier

• Enregistrement et transmission des Déclaration d’Intention d’Aliéner,
• Gestion des différents dossiers en matière de foncier (de la décision à l’acte notarié pour toutes les procédures : acquisition, cession, incorporation / sortie domaine public …),
• Suivi et participation à la Commission Communale des Impôts Directs

Gestion des dossiers d’insalubrité et de mise en sécurité (péril)

• Traitement des signalements d’insalubrité et de péril (visite sur site, rapport, …)

Mise en œuvre et suivi des procédures, pouvant aller jusqu’à la mise en place d’astreinte et / ou l’exécution des travaux d’office

Missions secondaires :

• Numérotation de voirie et mise à jour de la Base nationale de l’adressage
• Gestion et suivi des demandes de licences pour les débits de boissons
• Gestion des ouvertures des commerces le dimanche et autres dérogations,
• Gestion et suivi de l’occupation du domaine public – (emplacement food-truck – TAXIS…)
• Enregistrement des meublés de tourisme
• Participation à l’amélioration des procédures internes du pôle
• Mise à jour des tableaux de suivi et outils de gestion
• Contribution à la préparation de réunions, commissions ou instances
• Participation à la rédaction de documents d’information à destination des élus ou des services
• Appui ponctuel aux autres missions administratives du Pôle
• Participation au classement et à l’archivage réglementaire des documents
• Veille administrative et réglementaire de premier niveau

Caractéristiques particulières du poste :

 Respect strict des délais réglementaires et des procédures administratives

 Gestion de dossiers nécessitant rigueur et confidentialité

 Suivi simultané de plusieurs dossiers et échéances

 Relations régulières avec les administrés

 Nécessité d’adaptation aux priorités du responsable de pôle

 Gestion ponctuelle de situations sensibles ou conflictuelles avec les usagers

 Réunions ponctuelles possibles en fin de journée ou soirée

Conditions particulières du poste :

 Travail principalement en bureau

 Déplacements sur le territoire de la collectivité

 Travail sur écran : possibilité de fatigue visuelle

 Risques liés aux troubles musculosquelettiques liés à la posture statique

 Contacts possibles avec un public présentant des demandes complexes ou conflictuelles.

 Connaissances :

• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Organisation administrative communale
• Notions de droit public et de droit administratif
• Notions en droit de l’urbanisme et réglementation liée aux autorisations du droit des sols
• Procédures relatives aux actes administratifs des collectivités
• Règles de confidentialité et obligations professionnelles des agents publics
• Notions de commande publique appréciées
• Connaissances des procédures et règlementations liées à l’instruction en urbanisme et à la gestion du foncier issues du code de l’urbanisme, du code de la construction et de l’habitation, code général de la propriété des personnes publiques .
• Connaissance des procédures de mise en sécurité (péril)
• Connaissance du Règlement sanitaire départemental

 Compétences techniques :

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique, logiciels métiers)
• Capacités rédactionnelles et qualités de synthèse
• Connaissance des procédures administratives territoriales
• Capacité à organiser et suivre des dossiers complexes
• Maîtrise des règles de classement et d’archivage
• Instruction des dossiers en urbanisme
• Lecture de plans et utilisation d’un SIG
• Permis B

 Qualités personnelles :

• Rigueur et méthode
• Sens de l’organisation
• Discrétion professionnelle
• Autonomie
• Réactivité
• Aisance relationnelle
• Qualités rédactionnelles
• Esprit d’analyse
• Sens du service public
• Capacité d’adaptation
• Esprit d’équipe
• Fiabilité et respect des engagements
• Grande faculté d’écoute
• Sens du contact
• Pédagogie
• Organisation dans le travail afin de respecter les délais réglementaires
• Rigueur dans le suivi des dossiers