Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) — Communauté de communes du Pays Foyen

La Communauté de communes du Pays Foyen recrute !

Assistant administratif polyvalent – Affaires générales et comptabilité (H/F)

Un poste au cœur de la vie institutionnelle et financière de notre territoire !

Vous aimez la diversité des missions, la rigueur administrative et le travail en équipe ? Vous souhaitez exercer un métier qui associe gestion administrative, suivi des instances communautaires et comptabilité publique ?

Rejoignez la Communauté de Communes du Pays Foyen et intégrez la Direction Financière et des Affaires Générales, au sein d’une équipe contribuant chaque jour au bon fonctionnement de notre collectivité et à la mise en œuvre des politiques publiques locales.

Vos missions : un poste polyvalent et stimulant

Rattaché(e) à la Directrice ou au Directeur général adjoint des Finances et des Affaires Générales, vous assurez deux grandes missions complémentaires : gestion administrative aux affaires générales et le suivi comptable.

Les conditions du poste

• Cadre d’emplois : adjoints administratifs territoriaux – catégorie C
• Temps de travail : temps complet, 35 heures hebdomadaires
• Rémunération en vigueur
• Lieu de travail : siège de la Communauté de communes, 22 avenue de Verdun, 33220 Sainte-Foy-la-Grande

1. Participer à la vie institutionnelle de la collectivité

Véritable appui au fonctionnement des instances communautaires, vous contribuez à la préparation et au suivi des décisions des élus.

À ce titre, vous :

• Gérer les instances communautaires (bureau, conseil communautaire et conseil d’administration du CIAS)
• Assurer l’organisation logistique des réunions (réservation salle, convoquer les participants, gérer la liste des présents et organisation des pouvoirs.)
• Rédiger les ordres du jour et les notes de synthèse (document synthétisant les délibérations et fil conducteur projeté de la réunion) en concertation avec son supérieur hiérarchique et/ou le DGS,
• Respecter les délais de convocation et de transmission de documents avant les réunions,
• Assister aux instances (soirée)
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux
• Préparer les documents de suivi des décisions administratives (délibérations, décisions, arrêtés…),
• Dématérialiser les actes administratifs,
• Transmettre les actes au contrôle de légalité et télécharger les documents finalisés
• Transmettre les ordres du jour des instances de la CdC et du CIAS ainsi que les procès-verbaux dans les délais pour affichage sur site Internet,
• Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous (délibérations, dossiers des réunions communautaires,)
• Créer et alimenter un recueil dématérialisé des délibérations

2. Assurer le secrétariat du Président en lien avec l’agent en charge de l’agenda

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, convocations, comptes rendus,
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
• Assurer le binôme sur l’agenda du Président si absence de l’agent en charge
• Organisation ponctuelle de réunions protocolaires relevant du pilotage du territoire, de la concertation entre élus ou de la diplomatie institutionnelle (invitation, résa de salle, gestion du cocktail/buffet, assurer l’accueil si en dehors des heures d’ouverture de la CDC)
• Assurer ponctuellement l’accueil du siège en cas d’absence des agents fléchés sur la mission

3. Assurer le suivi comptable des budgets communautaires

En lien avec les services concernés, vous participez à la bonne exécution budgétaire et à la régularité des opérations comptables.

Vos activités comprennent notamment :

• Récupérer les factures sur Chorus
• Saisir, contrôler et suivre les engagements, mandats et titres de recettes (M57 M22 et M49 selon les Budgets) d’investissement et de fonctionnement
• Vérifier la conformité des pièces justificatives
• Effectuer le suivi des opérations d’investissement et de fonctionnement
• Adresser aux services les consommations de crédits
• Emettre les titres en lien avec les facturations faites
• Effectuer la prise en charge des dépenses P84 et des recettes P503 sur l’ensemble des budgets
• Assurer le suivi de l’ASP et de la fiscalité
• Gestion comptable de la dette et de l’inventaire, dotations aux amortissements
• Saisir, et faire le suivi de la REOMI (Facturations et vagues annulatives)
• Suivi de la capacité de couverture
• Envoyer les Décisions Modificatives après les conseils (Flux en trésorerie)
• Assurer la régularité des opérations comptables selon la nomenclature en vigueur
• Saisir les Admissions en non-valeur et les effacements de dettes après vérification, et établir les délibérations correspondantes
• Emettre les titres et ou mandats des régies
• Effectuer le suivi de la Taxe d’aménagement
• Effectuer mensuellement le mandatement des attributions de compensation aux communes membres de la CDC
• Effectuer les titres annuels : Landerrouat (antenne), GEMAPI, CAB, CC Duras
• Effectuer les titres de l’urbanisme

Le profil que nous recherchons

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer des missions variées dans le respect des délais.

Vous appréciez le travail en équipe et savez faire preuve de discrétion, d’autonomie et de réactivité, notamment dans un environnement institutionnel en lien avec les élus et les services.

Vos compétences :

• Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de prise de notes
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs procédures administratives
• Connaissances du cadre budgétaire et comptable de la fonction publique territoriale, notamment de la nomenclature M57 ; une connaissance des nomenclatures M22 et M49 sera également utile
• Sens de l’organisation, capacité à prioriser les tâches et respect des échéances
• Sens du service public, qualités relationnelles et respect de la confidentialité

Formation et expérience : formation en secrétariat ou en gestion administrative et comptable, de niveau Bac +2 souhaité, ou expérience équivalente en collectivité territoriale.

Le permis B est requis.