Assistant-e administrative H/F - LE CANAL — CROUS Toulouse

Activités principales :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenants et des personnels

Gestion des états de présence des personnels (repas, absence maladie…)

Réaliser les relevés d'heures des contractuels étudiants et leur enregistrement avant transmission au service RH,

Élaborer des documents administratifs (courriers, affiches, menus…) et tableaux

Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion

Contrôler le bon fonctionnement des bornes de rechargement et le cas échéant contacter le service informatique ou le fournisseur si besoin

Préparer pour la clôture mensuelle de l'activité restauration l'ensemble des documents exigés par les services centraux (contrôleur de gestion et comptable).

Prépare la mise en paiement des factures alimentaires (contrôle et rapprochement « Garone ») et non alimentaires, la liquidation et le mandatement de ces factures.

Transcrire des données de gestion dans les tableaux de gestion de l'unité

Transmettre dans les délais, les documents financiers au contrôle de gestion et au service comptable.

Assurer l'organisation des prestations exceptionnelles (buffets, cocktails, réceptions…) en évaluant la faisabilité ; établir des devis en fonction des demandes et faire le suivi de la commande client jusqu'à validation.

Coordonner la mise en œuvre des prestations et tenir le planning pour les différentes structures de l'unité.

Etablir pour les usagers les factures des prestations réalisées et suivre leur recouvrement (suivi des règlements et relances).

Suivre les tableaux et indicateurs internes su site du Canal

Rendre compte au directeur du pôle restauration ou à la directrice de site

Connaissances :

Connaissance des techniques de secrétariat, notions budgétaires, notions de réglementations RH.

Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.

Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.

Connaissances en bureautique.

Maîtrise des outils informatiques

Savoir gérer son temps et s'organiser.

Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux

Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous

Connaissances des règles et enjeux de la restauration collective, règles générales d'hygiène en restauration collective

Compétences opérationnelles :

Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques de l'établissement.

Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser

Savoir gérer les aléas.

Capacité à rendre compte.

Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie.

Mettre en œuvre des procédures et des règles.

Maîtrise de l'expression écrite et orale.

Polyvalence, esprit d'initiative et autonomie.

Compétences comportementales :

Sens des responsabilités, du service public,

Réactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomie,

Adaptabilité, rigueur et réactivité,

Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe,

Qualités relationnelles,

Maitrise de soi.

Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu

Sens du relationnel, sens du dialogue (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi)

Qualités d'analyse et de prise d'initiative

Sens du travail en équipe

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'étudesIl sert 2,7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 49 points de restauration. Le Crous propose 11 130 logements au sein de 41 résidences universitaires pour les 152 900 étudiants de l'académie dont 42 000 boursiers.

Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers

Effectifs : 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.

Domaine d'activité : Opérateur « Vie étudiante »

Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.