ASSISTANT(E) CABINET DU MAIRE - missions complémentaires de COMMUNICATION — Mairie d'Andernos-les-Bains

Assistance au Cabinet du Maire :

• Gérer les sollicitations, appels, courriels, courriers et demandes de rendez-vous ; assurer leur orientation et leur suivi
• Organiser et actualiser l’agenda du Maire, coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements en lien avec les interlocuteurs concernés
• Préparer les dossiers, notes de synthèse, ordres du jour, documents de réunion et comptes rendus ; suivre les échéances et les suites à donner
• Assurer le lien administratif avec les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les interlocuteurs extérieurs, dans le respect des circuits de validation
• Contribuer à la préparation des cérémonies, visites officielles, inaugurations, réceptions et rendez-vous protocolaires : invitations, listes de participants, logistique et coordination
• Tenir à jour les fichiers de contacts, tableaux de suivi et documents de référence du cabinet ; assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Contribuer, avec le directeur de Cabinet et le service Finances, à la préparation du budget annuel du Cabinet du Maire

Appui au Cabinet - Relations presse et communication institutionnelle en lien avec la chargée des relations presse :

• Actualiser le fichier presse, préparer et diffuser les agendas hebdomadaires et les informations destinées à la presse locale
• Participer à la mise en œuvre du plan média : ciblage des contacts, rédaction et diffusion de communiqués et dossiers de presse, préparation des conférences de presse avec le directeur de la communication et l’élu concerné
• Gérer les aspects pratiques des conférences de presse : invitations, relances, réservation de salle et coordination logistique
• Suivre les campagnes de promotion, rédiger les propositions de spots radio, solliciter les devis et organiser une veille médias

Missions complémentaires - suivi administratif et budgétaire

• Contribuer à la préparation du budget annuel de communication
• Suivre les dépenses et engagements
• Solliciter et comparer les devis, préparer les commandes, enregistrer les pièces, suivre les bons de commande et les factures selon les procédures et délégations en vigueur

• Excellente maîtrise de l’expression écrite et de l’orthographe exigée :
  • rédiger en autonomie des courriers, notes de synthèse, comptes rendus et contenus institutionnels adaptés à leurs destinataires
  • maîtriser les outils bureautiques et les tableaux de suivi
• Capacité indispensable à organiser un agenda, hiérarchiser les sollicitations, anticiper les échéances et gérer simultanément plusieurs dossiers et urgences ; assurer un suivi rigoureux et rendre compte de leur avancement
• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité indispensables ; faire preuve de diplomatie, de sens du service public et d’aisance relationnelle dans les échanges avec les élus, les services, les partenaires et les usagers
• Connaissance opérationnelle du fonctionnement d’une collectivité territoriale exigée (plus de 10 ans d'expérience) :
  • rôles respectifs des élus et des services, circuits de décision et de validation, usages protocolaires
  • maîtrise des principes de communication institutionnelle et des relations presse
• Expérience confirmée en collectivité territoriale exigée dans la coordination de projets et les relations avec les élus, les services municipaux, les associations et les partenaires ; capacité à mobiliser les interlocuteurs et à respecter les circuits de validation
• Maîtrise de l’organisation et de la coordination d’événements exigée : établir un calendrier, préparer les invitations et la logistique, coordonner les intervenants et assurer le suivi opérationnel dans le respect des échéances et des usages protocolaires
• Compétences opérationnelles en préparation et suivi budgétaires exigées : contribuer à l’élaboration d’un budget de service ou de projet, suivre les dépenses et engagements, comparer les devis et assurer le suivi des commandes et factures avec les services compétents, dans le respect des procédures et délégations
• Maîtrise opérationnelle de la communication institutionnelle exigée : élaborer et suivre un plan de communication, rédiger des communiqués et dossiers de presse, assurer les relations avec la presse locale et coordonner les étapes de préparation, de validation et de diffusion des publications municipales
• Maîtrise opérationnelle d’Adobe InDesign obligatoire : création, mise en page et modification de supports de communication municipale