ASSISTANT(E) DES SERVICES TECHNIQUES et GESTION DES BATIMENTS H/F — Mairie de Cloyes-les-Trois-Rivières

Sous l'autorité du responsable des services techniques (50%) et du responsable du service de gestion des bâtiments, infrastructure et prévention (50%), pour assurer le secrétariat et les diverses tâches administratives.

MISSIONS :

• Accueil : accueil téléphonique et physique, renseignement et orientation des interlocuteurs
• Organisation : gestion des agendas, organisation des réunions et réservation des salles
• Gestion administrative :
  • réception, enregistrement et suivi des demandes d’intervention des administrés, agents et élus
  • création des fiches d’intervention, transmission aux équipes et relances si nécessaire
  • rédaction de courriers et comptes rendus
• Organisation et suivi des activités : mise à jour des tableaux de suivi, priorisation des interventions et coordination des demandes avec les différents services
• Achats et suivi budgétaire :
  • gestion des demandes de devis, relance des fournisseurs, suivi des dossiers en cours, commandes de fournitures, matériaux, mobilier et équipements
  • suivi des livraisons et des factures
• Gestion des bâtiments et équipements communaux : suivi des dépannages et interventions, recherche et consultation des entreprises, organisation des rendez-vous, analyse des devis et suivi des prestations
• Gestion des commandes et suivi des consommations énergétiques : suivi des consommations d’eau, d’électricité et de gaz, gestion des plannings de chauffage, surveillance des niveaux des cuves de fioul, de GNR et de gaz, anticipation des besoins et gestion des approvisionnements
• Téléphonie et informatique : suivi des contrats et équipements de téléphonie et d’internet des différents sites, gestion des tickets d’incidents informatiques en lien avec l’assistante de direction
• Manifestations et équipements : coordination des besoins matériels, suivi technique des réservations de salles (installation, entretien) et suivi de la mise à disposition des équipements, en lien avec le service à la population
• Gestion documentaire : classement, archivage et mise à jour des dossiers, plans, inventaires, fiches techniques et différents tableaux de suivi relatifs aux bâtiments, à la voirie et aux équipements publics
• Suivi des agents d’entretien : gestion des plannings et des affectations, suivi des absences et des besoins liés aux événements
• Gestion des stocks et des approvisionnements : suivi des stocks, commandes et livraisons de produits et matériels, rédaction des fiches de contrôle et suivi de la qualité des prestations dans les bâtiments communaux

Les missions évolueront en fonction de l’organisation de la collectivité.

PROFIL RECHERCHE :

• Formation ou expérience dans les métiers du bâtiment, des travaux publics, des espaces verts ou de la maintenance
• Expérience en collectivité territoriale

SAVOIR

• Connaissances techniques en bâtiment, voirie, espaces verts et maintenance appréciées
• Connaissances de base en sécurité, prévention des risques et réglementation applicable aux interventions appréciées
• Notions de gestion du matériel, des stocks et de suivi des travaux
• Connaissances de base en développement durable et gestion environnementale
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint)

SAVOIR-ETRE

• Sens des responsabilités, du service public et de l’intérêt général
• Autonomie, rigueur, réactivité et esprit d’analyse
• Qualités relationnelles et capacité d’écoute
• Esprit d’équipe et sens de l’organisation

SAVOIR-FAIRE :

• Organiser et prioriser les interventions
• Gérer les urgences et assurer la continuité du service
• Rendre compte

Poste à pourvoir dès que possible

Ce poste vous intéresse ? Alors, n’hésitez plus et postulez !