Assistant(e) Formation et gestion RH MAASA — Préfecture des Pyrénées Atlantiques

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Assurer, en collaboration avec la gestionnaire RH MAASA DDTM - responsable locale de formation:

-gestion RH de proximité des agents MAASA de la DDTM64

-suivi des formations et besoins de formation sur l’ensemble des services de l’administration territoriale de l’État (Préfecture,DDTM, DDPP, DDETS, SGC)

-appui ponctuel aux autres assistantes du pôle (notamment en période de congés) et renfort ponctuel sur des dossiers en cas d’urgence et/ou de chantier particuliers (ex:élections professionnelles)

Gestion RH de proximité

Assurer en appui à la gestionnaire RH MAASA DDTM-responsable locale de formation, la gestion de proximité des agents MAASA de la DDTM64, une trentaine de titulaires et une vingtaine de contractuels,sur les volets suivants:

-création des comptes et mise à jour de la situation des agents sur le logiciel de gestion du temps

-gestion administrative et financière de proximité

-établissement et suivi des contrats

-recensement des grévistes et remontée au ministère

-convocation aux visites médicales et suivi

-mise en paiement des frais médicaux et des prestations sociales

-entraide entre assistantes et gestionnaires pour la continuité du service. Cette activité d’assistante en gestion RH pourra être amenée à être exercée ponctuellement pour d’autres populations, notamment les agents MAASA de la DDPP.

Suivi de la formation

Assurer en appui à la gestionnaire RH MAASA DDTM-responsable formation, le suivi de la formation de l’ensemble des 600 agents des services de l’Administration territoriale de l'État (ATE) (Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS, SGC) :

-enregistrement des inscriptions, convocations et attestations de formation (gestion d’un tableau de suivi)

-diffusion de l’offre de formation aux publics concernés

-appui à la responsable locale de formation pour l’organisation des formations locales (convocations, attestations, organisation matérielle, accueil des formateurs, ouverture/fermeture des sessions, défraiement des indemnités)

-appui à la responsable locale de formation pour les nouveaux arrivants

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Gestion administrative et financière du personnel de la préfecture et des DDI, action sociale et formation (18 agents sur 2 sites)

Composition et effectifs du service

Pôle RH DDI (10 agents):4 gestionnaires+5 assistantes+1 responsable de pôle

Liaisons hiérarchiques

Responsable hiérarchique directe : gestionnaire RH MASA DDTM, chargée locale de formation

Liaisons fonctionnelles

-entraide entre assistantes et gestionnaires RH du pôle RH DDI

-agents de la DDTM pour la gestion RH de proximité

-services de gestion RH et de paye en centrale

-ensemble des agents de l’ATE pour la formation

-collègues du pôle RH DDI et RH MI assurant le contrôle des frais de déplacement voire organisation des missions de de formation (cas des agents de préfecture)

-structures ministérielles et interministérielles de formation