Assistant médico-administratif en Médecine Génomique des Tumeurs et Pharmacologie F/H — Hôpital Saint-Louis

Mission Générale

• Secrétariat de la consultation d’Oncogénétique où sont prises en charge les familles avec prédisposition héréditaire au cancer. Assure le secrétariat et la gestion des dossiers médicaux des onco-généticiens et des autres services sortis des archives (à restituer le jour même ou bien le lendemain de la consultation)

Missions Permanentes

• Gestion des consultations :
  • plannings de rendez-vous
  • en particulier, contact téléphonique direct accompagnant les prises de rendez-vous de consultation avec l’onco-généticien et articulation avec l’équipe multidisciplinaire en tenant compte des traitements lourds ou des urgences (en référer immédiatement)
• Préparation des consultations au moins 15 jours à l’avance et confirmation ou report selon les indications du médecin (en particulier lorsque les résultats ne sont pas disponibles). Impressions des derniers compte rendus Middlecare, CROS et CRAPS,
• Gestion et alimentation de la documentation d’information des patients,
• Prise en charge administrative des patients : édition des fiches de circulation,
• Saisie des CR de consultation selon les recommandations et la dictée du médecin
• Gestion du courrier entrant du médecin en 4 axes distincts et classement après présentation et validation par le médecin
• Secrétariat téléphonique et transmission des messages au médecin
• Codification des CS médicales dans Gilda (saisie des Actes)

Missions Ponctuelles ou Spécifiques (liste non exhaustive)

• Commandes magasin hôtelier et fournitures

PARTICULARITES DE LA FONCTION

• Strict respect de la confidentialité des données génétiques en rapport avec l’activité oncogénétique
• Poste en contact avec des patients jeunes et leurs familles particulièrement éprouvées qui nécessitent une approche psychologique et des précautions adaptées
• Complexité des dossiers du fait de la prise en charge médicale à titre : individuel et familial
• Utilisation du logiciel de génétique (MediFirst-Genetics) pour les CR et la saisie des informations administratives
• Courriers de relance en rapport à la surveillance et la prise en charge des personnes justifiant d’un haut risque génétique à partir de la base de données MediFirst-Genetics SAR-APHP

Le poste peut évoluer en fonction des projets de service, projets médicaux.

Liaisons hiérarchiques : DRH de l’hôpital Saint Louis, Cadre paramédical de DMU, Cadre Supérieure et cadre de santé, Coordinatrice AMA-GH

Liaisons fonctionnelles : Cheffe de service, Chef d’unité,nombreuses avec les Médecins oncologues et chirurgiens SLS et LRB des services d’oncologie médicale et du Centre des Maladies du Seins (CMS), nombreuses avec les Médecins oncologues référents des autres services de l’hôpital et des centres hospitaliers ou médecins de ville référents (50% du recrutement hors SLS-LRB)

Laboratoire du service de Médecine Génomique des Tumeurs et Pharmacologie de l’hôpital Saint-Louis et autres laboratoires spécialisés

Baccalauréat Sciences Médico-Sociales (F8-SMS)

• Titulaire du Concours de Secrétaire Médicale
• Diplôme de Secrétaire Médicale ou Assistante Médico-Administrative

COMPETENCES REQUISES

• Maîtrise des outils informatiques, Excel, Word, agenda, internet, Stare
• Maitrise du vocabulaire médical et de l'orthographe

SAVOIR-FAIRE REQUIS

Accueillir, informer et orienter les patients et leurs apparentés dans leur parcours en oncogénétique.

Assurer l'accueil physique et téléphonique en adaptant sa communication aux interlocuteurs et aux situations.

Recueillir, vérifier, enregistrer et actualiser les informations administratives des dossiers.

Organiser et suivre les consultations, les rendez-vous et les agendas des professionnels de l'UF.

Assurer la circulation et la traçabilité des informations et documents nécessaires à la prise en charge.

Faire le lien entre les patients, leurs apparentés, les professionnels de l'UF, les services spécialisés, les hôpitaux référents et les laboratoires partenaires.

Identifier, prioriser et orienter les demandes vers les professionnels compétents.

Participer à l'organisation administrative des RCP d'oncogénétique et à la préparation des dossiers.

Utiliser les outils informatiques, organiser le classement et l'archivage des documents.

Travailler en équipe pluriprofessionnelle et dans une organisation transversale.

Respecter la confidentialité des informations.

Adapter son organisation aux priorités et aux besoins, rendre compte de son activité et signaler les difficultés nécessitant l'intervention d'un professionnel.

CONNAISSANCES REQUISES

Organisation et fonctionnement d'une unité d'oncogénétique et du parcours patient.

Rôle des professionnels et organisation transversale de l'oncogénétique au sein du GH Nord.

Identification des interlocuteurs : services spécialisés, hôpitaux référents et laboratoires associés.

Principes de fonctionnement des RCP.

Techniques d'accueil, de secrétariat, de gestion administrative et des agendas.

Classement, archivage et traçabilité des documents.

Utilisation des outils bureautiques et informatiques.

Communication professionnelle écrite et orale.

Connaissances générales du parcours en oncogénétique, des prédispositions héréditaires aux cancers et de la finalité des consultations et tests génétiques constitutionnels.

Notions d'agrégation familiale, d'arbres généalogiques et de surveillance des personnes à risque, dans la limite du champ de compétence de l'AMA.

Maîtrise du vocabulaire professionnel en oncogénétique.