Assistante du pôle Technique — Mairie de Ternay

Gestion Administrative du pôle Technique :

Assister le Directeur des Services Techniques et le responsable du Centre Technique Municipal dans leurs missions quotidiennes : appels téléphoniques, gestion des rendez-vous, rédaction de courriers et suivi administratif des dossiers.

Rédiger et assurer le suivi des demandes de devis auprès des prestataires extérieurs pour l’ensemble du Pôle Technique.

Rédiger et assurer le suivi des réponses aux demandes des administrés et des différents services du pôle Technique.

Rédiger et assurer le suivi des conventions d’utilisation des locaux, en lien avec le référent entretien et état des locaux et le responsable du CTM.

Rédiger et suivre les réponses des demandes auprès des utilisateurs de nos bâtiments (associations, corps enseignant, …) pour l’ensemble du pôle Technique.

Assurer le suivi des demandes d’intervention via la gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) et répartir les demandes auprès des services concernés, en lien avec le responsable du CTM.

Pilotage Administratif du Pôle Technique :

Organisation et suivi administratif des équipes techniques.

Préparation et gestion administrative des plannings des agents d’entretien des bâtiments, dans le respect des règles applicables à la fonction publique territoriale, en lien avec le référent entretien et état des locaux.

Gérer et organiser les plannings du CTM par le biais de la GMAO, en lien avec le responsable du CTM.

Organiser le suivi administratif des congés des agents, en lien avec le service des Ressources Humaines, le référent entretien et état des locaux ou le responsable du CTM.

Organiser administrativement les remplacements des agents lors des congés, arrêts maladie et autres absences du pôle Technique, en lien avec le service des Ressources Humaines et les responsables concernés.

Assurer la gestion administrative des formations des agents du pôle Technique, en lien avec le service des Ressources Humaines, le référent entretien et état des locaux ou le responsable du CTM.

Rendre compte chaque semaine de l’activité au Directeur des Services Techniques.

Ces missions s’exercent en lien avec les agents du Pôle Technique, les responsables des autres services municipaux et les interlocuteurs extérieurs de la collectivité.

Profil recherché

Vous disposez de compétences en gestion administrative et technique et êtes en capacité d’assurer le suivi de dossiers variés.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez de bonnes capacités rédactionnelles. La connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des règles applicables à la fonction publique territoriale et l’utilisation d’un logiciel de GMAO seraient appréciées.

Rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve), vous savez gérer les priorités, assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances.

Vous appréciez le travail en équipe et disposez de bonnes qualités relationnelles vous permettant d’échanger avec des interlocuteurs variés.

Vous faites preuve de discrétion professionnelle, d’autonomie et d’un réel sens du service public.

Conditions de recrutement

Poste à temps complet relevant de la filière administrative, ouvert dans le cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux.