Chargé d'accueil état civil (h/f) — Mairie de Sandillon

o Accueil physique et téléphonique :

• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
• Orienter le public et les appels vers les services ou organismes compétents,
• Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité,
• Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence,
• Noter et transmettre les messages aux différents services en recueillant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet)

o Agence postale communale :

• Accueillir et faire découvrir l'ensemble des services proposés :

o services postaux : affranchissement, produits postaux, remise des instances,

o services financiers : remise d'espèces, orientation des clients vers les conseillers financiers pour les produits financiers élaborés,

• Gérer l'agence postale communale : tenue des opérations comptables quotidiennes, mise à jour de la communication commerciale, mise en place des produits de vente, communication avec le bureau de poste du territoire

o Etat civil :

• Constituer les dossiers liés à l'état civil : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès, PACS, actes demandés par les usagers et les officiers publics,
• Répondre aux courriers des usagers, mentions, livrets de familles, légalisations de signature et certificats de vie,
• Gérer les dossiers de recensement militaire,
• Inscrire des citoyens sur la liste électorale,
• Délivrer les autorisations de sortie du territoire,
• Effectuer le recensement militaire,
• Préparer les parrainages civils,
• Assurer la bonne tenue des registres d’état civil

o Administration générale :

• Assurer la gestion du courrier entrant (réception, enregistrement, diffusion) et sortant (affranchissement),
• Trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au sein du courrier arrivé le cas échéant,
• Traiter les demandes de mise à disposition de salles et de matériel (particuliers et associations),
• Procéder à l’affichage règlementaire,
• Centraliser les commandes de fournitures bureautiques et gérer le stock,
• Rédiger des arrêtés divers : autorisations de travaux, débits de boissons…

o Appui à la préparation et au bon déroulement des élections,

o Aide au recensement de la population le cas échéant,

o Réalisation de missions administratives diverses.

• Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques, juridiques)
• Bâtir une relation de confiance avec le maire, les élus, le DGS
• Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de l'urbanisme (permis de construire, voirie…)
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil- gestion des cimetières
• Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, école,..)
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire
• Organiser des échanges de pratiques professionnelles
• Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population
• Développer des dispositifs de concertation avec les usagers
• Planifier la gestion des locaux et des équipements
• Définir les besoins en matériel et en équipement
• Evaluer le patrimoine et les risques
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Concevoir des outils et des procédures de contrôle
• Contrôler et évaluer les actions des services

Méthodes et outils d’observation et de prospective

• Techniques et outils de gestion de l’activité
• Techniques de communication et de négociation
• Techniques d’écoute active et de médiation
• Techniques de gestion de conflits
• Technologies de l’information et de la communication
• Force de proposition
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Rigueur et organisation
• Connaissance des techniques de classement et d'archivage
• Autonomie
• Esprit d'équipe
• Esprit d'initiative