Chargé d'aide au pilotage SIPRES- SIROCCO H/F — Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements

Au sein du pôle transverse du DSSE et sous la responsabilité des responsables des projets SIPRES et SIROCCO, vous intervenez en appui au pilotage opérationnel des deux projets.

Votre rôle consiste à faciliter la coordination des activités, à accompagner les équipes dans l'organisation des différents travaux et à contribuer à la circulation et à la valorisation de l'information auprès des différents interlocuteurs des projets.

Vous êtes notamment en charge de :

Appui au pilotage et à la coordination des projets

+ Préparer et organiser les réunions, ateliers, comités et événements liés aux projets

+ Assurer le suivi des actions décidées en réunion et relancer les différents interlocuteurs lorsque nécessaire

+ Contribuer à la préparation et au suivi des déploiements auprès des établissements

+ Participer à la coordination des échanges avec les établissements utilisateurs, les équipes internes et les prestataires

+ Participer au pilotage opérationnel des prestations externes intervenant dans le cadre des projets, en lien avec les responsables de projet

+ Assurer le relais avec les services supports de l’Amue, notamment le DREM, afin de faciliter la continuité et la bonne articulation des actions prises en charge par ces services

+ Tenir à jour les outils de suivi et contribuer à la consolidation des informations nécessaires au pilotage

+ Contribuer à la structuration et à la capitalisation des informations, documents et connaissances produites dans le cadre des projets

Communication et valorisation des projets

+ Rédiger et mettre en forme des articles, actualités et contenus de communication sur les projets

+ Participer à la préparation de newsletters et de communications à destination des établissements

+ Contribuer à la mise à jour des espaces d'information et de documentation des projets

+ Recueillir et mettre en forme les informations nécessaires à la valorisation des évolutions, déploiements et réalisations

+ Participer à la création de supports destinés aux établissements et aux utilisateurs

+ Contribuer à l'organisation d'événements, webinaires ou actions de communication liées aux projets.

Coordination avec les services contribuant aux projets

+ Assurer le lien opérationnel avec les services internes de l'Amue intervenant dans les projets afin de faciliter la coordination et la continuité des activités ;

+ Identifier les actions nécessitant l'intervention de ces services et assurer leur transmission et leur suivi auprès des responsables de projet ;

+ Contribuer, en lien avec le DDAC, à l’identification des besoins de formation liés aux déploiements et à la préparation d’offres de formation pouvant être proposées aux établissements, notamment sur la datavisualisation et la création de tableaux de bord.

+ Expérience en gestion, coordination ou appui au pilotage de projets

+ Capacité à organiser et coordonner plusieurs activités et interlocuteurs en parallèle

+ Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse, notamment pour la production de supports, comptes rendus et contenus de communication

+ Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs et capacité à construire des tableaux de suivi et de bord

+ Capacité à travailler en mode projet et à assurer le suivi des actions et des échéances

+ Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et capacité à prioriser

+ Appétence pour la conception et la mise en place de formations et d’actions d’accompagnement

+ Une connaissance des environnements SI, des méthodes agiles ou du secteur de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche serait un plus

Niveau d’études / diplômes

+ Formation supérieure de niveau Bac+3 à Bac+5 en gestion de projet, management, communication, systèmes d’information ou domaine équivalent ;

+ Expérience significative dans un rôle d’appui au pilotage ou de coordination de projets, idéalement dans un environnement informatique ou de transformation des organisations ;

+ Une expérience dans l’Enseignement Supérieur et la Recherche ou dans un environnement public serait appréciée.

L'Agence de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur et de recherche (Amue) est un Groupement d'Intérêt Public (GIP) comptant 180 adhérents. Elle organise la coopération entre ses membres et sert de support à leurs actions communes en vue d'améliorer la qualité de leur gestion.

Au sein du département Solutions et Services pour les Établissements (DSSE), le pôle transverse regroupe notamment les équipes et référents qui contribuent à la construction, à l'exploitation et à l'évolution des solutions proposées aux établissements, ainsi que différents projets émergents et transverses.

SIPRES est un projet porté par l'Amue visant à proposer une solution mutualisée aux établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche. Le projet est actuellement en phase de construction et de déploiement, avec des évolutions fonctionnelles et techniques régulières, l'accompagnement des établissements utilisateurs et la poursuite de la structuration de la solution.

SIROCCO est un système d'information décisionnel mutualisé, construit par un consortium d'établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche. L'Amue a en charge son déploiement élargi auprès de ses adhérents, dans le cadre des projets émergents du pôle transverse. Le projet est aujourd'hui engagé dans une phase de montée en charge des déploiements et d'industrialisation de l'accompagnement des établissements.