E-archiviste, responsable des archives électroniques (H/F) — Conseil départemental de l'Aube

Contexte :

Pionnier en matière d'archivage électronique, le Conseil départemental de l'Aube a développé un service d'archivage électronique - XSacha - et s'est doté dès 2012 d'une politique d'archivage spécifique.

Dans le cadre de l'accroissement continu des procédures de dématérialisation des archives publiques, il est aujourd'hui créé un poste de e-archiviste, responsable des archives électroniques pour suivre la conservation à long terme des données numériques produites par l'ensemble des producteurs d'archives publiques du département.

Missions

1. En tant que e-archiviste, responsable des archives électroniques : assurer la maî­trise du cycle de vie des docu­ments numé­ri­ques et des pro­ces­sus docu­men­tai­res asso­ciés, en relation étroite avec le directeur adjoint, l'archiviste responsable de la conservation préventive des archives du Conseil départemental, le DPO du Conseil départemental, la direction des systèmes d'informations et du numérique (DSIN) et l'équipe de développement d'XSacha au sein de la SPL XDEMAT,

2. En tant que membre de l'équipe des Archives départementales : participer aux opérations collectives selon planning.

Activités spécifiques :

1. E-archiviste, responsable des archives électroniques

Pour l'ensemble des producteurs d'archives publiques du département, vous suivez :

• Le cycle de vie du docu­ment :

o définir le cycle de vie des documents, les types de documents à conserver, les règles de nommage ;

o établir les durées de conservation en fonction des contraintes légales et réglementaires ;

o déterminer les supports de conservation, formats de fichier ;

o définir les processus et procédures documentaires associés.

• Le classement des docu­ments :

En collaboration avec la responsable des archives du Conseil départemental, la DSIN et les services métiers :

o Rédiger des chartes d'archivage par domaine d'activité : conduite de projet, réalisation d'entretiens;

o déterminer les métadonnées des documents et dossiers électroniques.

• L'accompagnement des métiers et des pro­jets :

o en lien étroit avec l'archiviste responsable de la conservation préventive du Conseil départemental et la DSIN, accompagner les services métiers sur la gestion documentaire électronique - de la création à l'archivage : définition de règles de gestion et d'archivage et à la mise en oeuvre d'actions de formation en lien avec la DRH ;

o participer aux projets de dématérialisation.

• Le développement et l'administration fonc­tion­nelle d'XSacha :

o être le correspondant de l'équipe de développement d'XSacha au sein de la SPL XDEMAT ;

o organiser et animer les réunions du comité technique réunissant les services d'archives utilisateurs d'XSacha et l'équipe de développement de la SPL XDEMAT ;

o gérer les droits d'accès d'XSacha ;

o assurer le traitement des archives électroniques (collecte et diffusion) ;

o vérifier la qualité du contenu.

• La veille juri­di­que et tech­ni­que :

o assurer la veille juridique relative à la gestion des documents électroniques ;

o participer au choix des solutions technologiques avec la DSIN et l'équipe de développement au sein de la SPL XDEMAT ;

o participer aux groupes de travail régionaux/nationaux, en lien avec le Service interministériel des archives de France.

2. Membre de l'équipe des Archives départementales

• Participer aux opérations collectives organisées lors des semaines de fermeture (refoulement, dépoussiérage, reconditionnement, etc.)
• Assurer l'orientation des lecteurs
• Assurer la communication des documents d'archives
• Veiller à la sécurité et à l'état sanitaire des documents transitant par la salle de lecture

Contexte :

Pionnier en matière d'archivage électronique, le Conseil départemental de l'Aube a développé un service d'archivage électronique - XSacha - et s'est doté dès 2012 d'une politique d'archivage spécifique.

Dans le cadre de l'accroissement continu des procédures de dématérialisation des archives publiques, il est aujourd'hui créé un poste de e-archiviste, responsable des archives électroniques pour suivre la conservation à long terme des données numériques produites par l'ensemble des producteurs d'archives publiques du département.

Missions

1. En tant que e-archiviste, responsable des archives électroniques : assurer la maî­trise du cycle de vie des docu­ments numé­ri­ques et des pro­ces­sus docu­men­tai­res asso­ciés, en relation étroite avec le directeur adjoint, l'archiviste responsable de la conservation préventive des archives du Conseil départemental, le DPO du Conseil départemental, la direction des systèmes d'informations et du numérique (DSIN) et l'équipe de développement d'XSacha au sein de la SPL XDEMAT,

2. En tant que membre de l'équipe des Archives départementales : participer aux opérations collectives selon planning.

Activités spécifiques :

1. E-archiviste, responsable des archives électroniques

Pour l'ensemble des producteurs d'archives publiques du département, vous suivez :

• Le cycle de vie du docu­ment :

o définir le cycle de vie des documents, les types de documents à conserver, les règles de nommage ;

o établir les durées de conservation en fonction des contraintes légales et réglementaires ;

o déterminer les supports de conservation, formats de fichier ;

o définir les processus et procédures documentaires associés.

• Le classement des docu­ments :

En collaboration avec la responsable des archives du Conseil départemental, la DSIN et les services métiers :

o Rédiger des chartes d'archivage par domaine d'activité : conduite de projet, réalisation d'entretiens;

o déterminer les métadonnées des documents et dossiers électroniques.

• L'accompagnement des métiers et des pro­jets :

o en lien étroit avec l'archiviste responsable de la conservation préventive du Conseil départemental et la DSIN, accompagner les services métiers sur la gestion documentaire électronique - de la création à l'archivage : définition de règles de gestion et d'archivage et à la mise en oeuvre d'actions de formation en lien avec la DRH ;

o participer aux projets de dématérialisation.

• Le développement et l'administration fonc­tion­nelle d'XSacha :

o être le correspondant de l'équipe de développement d'XSacha au sein de la SPL XDEMAT ;

o organiser et animer les réunions du comité technique réunissant les services d'archives utilisateurs d'XSacha et l'équipe de développement de la SPL XDEMAT ;

o gérer les droits d'accès d'XSacha ;

o assurer le traitement des archives électroniques (collecte et diffusion) ;

o vérifier la qualité du contenu.

• La veille juri­di­que et tech­ni­que :

o assurer la veille juridique relative à la gestion des documents électroniques ;

o participer au choix des solutions technologiques avec la DSIN et l'équipe de développement au sein de la SPL XDEMAT ;

o participer aux groupes de travail régionaux/nationaux, en lien avec le Service interministériel des archives de France.

2. Membre de l'équipe des Archives départementales

• Participer aux opérations collectives organisées lors des semaines de fermeture (refoulement, dépoussiérage, reconditionnement, etc.)
• Assurer l'orientation des lecteurs
• Assurer la communication des documents d'archives
• Veiller à la sécurité et à l'état sanitaire des documents transitant par la salle de lecture

Compétences requises : savoir / savoir être

• connais­sance de la métho­do­lo­gie de clas­se­ment et de ges­tion du cycle de vie des docu­ments électroniques
• connais­sance des sys­tè­mes d'infor­ma­tions et du cadre régle­men­taire des archi­ves
• mai­tri­se des tech­ni­ques d'e-archivage et des outils de ges­tion de docu­ments
• Capacité à gérer l'infor­ma­tion numé­ri­que
• Doté d'un bon rela­tion­nel, vous êtes pédagogue, rigoureux, méthodique et organisé. Vous animez des grou­pes de tra­vail (binôme ou trinôme), vous savez également faire preuve d'auto­no­mie, de réac­ti­vité et de force de pro­po­si­tion

Profil souhaité : Formation / Expérience

• Bac + 4/5
• Un Master spécialisé et une expérience similaire seraient appréciés

Spécificités du poste

Conduite régulière de véhicules de service.

Nombreux déplacements à l'Hôtel du Département et auprès des services producteurs ;

Déplacements ponctuels auprès des autres services d'archives utilisateurs d'XSacha (dans le cadre des comités techniques, notamment) ;

Astreinte en salle de lecture.

Poste ouvert au cadre d'emploi des attaché de conservation du patrimoine. Candidature à adresser avant le 6 décembre 2026.