Gestionnaire administratif et comptable — Mairie de Choisey

Missions principales

1. Gestion comptable et budgétaire

• Assurer le traitement comptable des dépenses et des recettes
• Vérifier les pièces justificatives et préparer les mandats de paiement et les titres de recettes
• Assurer le suivi des factures, des engagements et des crédits budgétaires
• Participer au suivi de l’exécution budgétaire et des opérations d’investissement
• Assurer le suivi administratif des subventions et des dossiers financiers
• Participer aux opérations comptables de fin d’exercice
• Assurer les échanges avec le Service de gestion comptable (SGC) pour le suivi des dossiers relevant de ses missions

2. Urbanisme

• Assurer l’accueil et le renseignement de premier niveau des administrés sur les démarches d’urbanisme
• Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d’autorisation d’urbanisme
• Assurer la transmission et le suivi des dossiers auprès du service instructeur compétent
• Suivre les délais, les pièces complémentaires et les notifications
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers

3. Établissements recevant du public (ERP)

• Assurer le suivi administratif des dossiers réglementaires des bâtiments communaux concernés
• Tenir à jour les échéances relatives aux contrôles périodiques et aux vérifications réglementaires
• Centraliser les rapports de contrôle et assurer leur transmission aux interlocuteurs concernés
• Signaler les échéances, observations et anomalies nécessitant une intervention ou une décision
• Assurer le suivi administratif des dossiers en lien avec les services compétents et les élus référents

4. Gestion du patrimoine communal

Logements communaux

• Assurer le suivi administratif des locations et des contrats de bail
• Préparer les documents relatifs à la location et au renouvellement des baux
• Assurer le suivi des loyers, des échéances et des révisions locatives
• Suivre les demandes administratives des locataires et les transmettre aux interlocuteurs compétents

Baux ruraux

• Assurer le suivi administratif des baux ruraux et des échéances contractuelles
• Préparer les documents nécessaires au renouvellement et à la révision des baux
• Assurer le suivi des fermages et des relations administratives avec les exploitants
• Signaler les situations nécessitant un arbitrage ou une décision de la collectivité

Salle des fêtes et locaux communaux

• Assurer le suivi administratif des réservations et des conventions de mise à disposition
• Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie de la salle des fêtes
• Assurer le suivi des cautions et des éventuelles dégradations constatées
• Signaler les dysfonctionnements et transmettre les demandes d’intervention aux personnes compétentes

5. Appui administratif aux élus

• Préparer et suivre les dossiers administratifs et réglementaires relevant de son périmètre
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi et des échéanciers
• Préparer les courriers et documents nécessaires au traitement des dossiers
• Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des actes et pièces administratives
• Alerter la secrétaire générale de mairie sur les échéances, difficultés ou situations nécessitant un arbitrage

Compétences requises

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Notions de comptabilité publique et d’exécution budgétaire
• Connaissance des procédures administratives en matière d’urbanisme
• Connaissance des règles de gestion administrative du patrimoine communal
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers

Savoir-faire

• Assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers
• Respecter les procédures, les délais et les échéances réglementaires
• Organiser et fiabiliser le suivi administratif et comptable
• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Utiliser les logiciels métiers et les outils de suivi

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Autonomie dans le traitement des dossiers confiés
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Sens du service public et qualité de l’accueil
• Capacité à travailler en équipe et à rendre compte
• Esprit d’initiative et capacité à alerter en cas de difficulté

Profil recherché

• Formation ou expérience en gestion administrative et comptable, idéalement en collectivité territoriale
• Une expérience en comptabilité publique, urbanisme ou gestion du patrimoine communal serait appréciée
• Maîtrise des outils informatiques et aptitude à utiliser des logiciels professionnels

Particularités du poste

L’agent assure la gestion opérationnelle des dossiers relevant de son périmètre, dans le respect de l’organisation du secrétariat et sous l’autorité de la secrétaire générale de mairie.

Les décisions et arbitrages relevant de l’autorité territoriale sont soumis à validation selon les procédures définies par la collectivité.